KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: VII. Modul: Számítógéppel segített projekttervezés-, irányítás

18. lecke: A projektirányítási programcsomag kiválasztása

| Tanulási útmutató
A lecke célja, hogy szempontokat adjon az alkalmazásokhoz illeszkedő program kiválasztására. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
jelentés, kijelzés, grafika alháló, átjárhatóság.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Ismerje meg, hogy melyek a főbb igények, elvárások a programoktól! Elemezze és értse azokat a kritériumokat, amelyeket a szakértők szükségesnek tartanak! Tanulmányozza a számítógéppel segített projekttervezés folyamatát!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
megállapítani a programokkal szembeni igényeket, összevetni a szakértők által szükségesnek tartott kritériumokat adott alkalmazás szabta igényekkel, rendszerezni a számítógéppel segített projektirányítás folyamatát.
A lecke tananyaga
A projekt nagyságrendjétől és komplexitásától függően alkalmazhatunk nagy kapacitású, illetve kisebb kapacitású programcsomagokat. Ma már a piacon sok ilyen programcsomag áll rendelkezésre és számuk még növekedhet. Ezek különböző kapacitásúak, képességüek és költségűek. Manapság elvárhatjuk a "jobbaktól", hogy viszonylag bonyolult projekt tervek, több száz tevékenység, adatbázis importálás és megfelelő grafikai kapacitás kezelésére legyenek alkalmasak. A fenti tulajdonságú programoktól az alábbiakat igénylik a szakértők:
Barátságos legyen a program. Ez a kezdő felhasználó számára azt jelenti, hogy egyértelmű és logikus kezelhetőséget biztosítson, álljanak rendelkezésre segítség opciók, tanító részek, menük, és könnyű legyen kezelni. A haladó számára, pedig legyenek jól dokumentálható és jól programozható parancsok. Időtáblázatok. A Gantt (sávos) ütemterv mindenképpen elvárás, ahogy az is, hogy a program képes legyen új időpontoknak, új erőforrásoknak, új költségeknek megfelelően az újraszámítások elvégzésére. Kívánatos a tevékenységek legkorábbi, legkésőbbi kezdési és befejezési időpontjainak, a tervezett és a tényleges időpontok, tartalékidők kiszámolása, ábrázolása. Költségvetések. Képes legyen a program a költségvetés megtervezésére, kijelzésére és ellenőrzésére. Fontos lehet, hogy a program egy táblázatkezelő-programmal összekapcsolódjon. Jelentések. A jelentésekkel kapcsolatban fontosnak tartják, hogy a különböző jelentési formákat individualizálni legyen képes a program. Szintén fontosnak tartják, hogy a program összekapcsolódhasson egy táblázatkezelő programmal.
A következőkben azokról a használati szempontokról (kritériumokról) szólunk, amelyeket a szakértők többsége szükségesnek tart.
Grafika. A program képes legyen arra, hogy az időtáblázatokat és az egyéb viszonyokat megfelelően ábrázolja. Átjárhatóság. A program tudjon hozzákapcsolódni szoftver-rendszerekhez (adatbázisok, táblázatkezelő programok, szövegszerkesztő programok), ebből következhet a program kommunikációs képessége a felhasználó központi adatbázisával, műszaki-tervezési és gyártási programjaival. A jövőben célszerű lenne az általános telekommunikációs rendszerekkel való összekapcsolódás és ezen rendszerekről a program feltölthetőségének, illetve a rendszerekre való letölthetőségnek megvalósítása. Egységesség /komplexitás. Az egységesség követelménye leginkább a programrészek következetesen egyszerű használhatóságát jelenti, amellett, hogy a projekt komplexitásából eredő problémákat is érthetően kezeli. Hiába van nagyobb kapacitása a programnak, ha ez túl komplikált használattal jár együtt. Módosíthatóság. Lehessen módosítani az összes rendelkezésre álló adatot. A fenti, viszonylag összetett igényeknek persze nem tud megfelelni minden egyes programcsomag, mert elkészítőiknek nagyon sok kompromisszumot kell alkalmazniuk az ár, a kapacitás, a különböző képességek, avagy a funkcionális képességek, könnyű használat, teljesség és gyorsaság tekintetében. Projekttervezés. Időelemzést végezzen a program, különböző naptárakat és időegységeket tudjon használni, az adatokat feljegyezze és rendszerezze, általános grafikonokat megadjon, Gantt és a PERT/CPM módszerekkel tudjon grafikonokat rajzolni, és alkalmas legyen ún. alhálókat kezelni. Különösen fontos szükség esetén az időtáblázat napra kész, gyors kijelzése. A program jelezze ki az erőforrások számát, megosztását a tevékenységeken, elosztását, szintezését, azon kívül a használatukból eredő konfliktusokat is előre kijelezze, analízist készítsen akkor, ha több projekthez párhuzamosan használjuk ezeket. A tervezés, analizálás lehetősége, a költségbecslés és költségmodellezés is nagyon fontosak. A folyamatkontrollban szükséges elemzések és jelentések elkészítésére legyen képes a program, vagyis, hogy a projekt aktuális helyzetét összefoglalja, listát, táblázatot, grafikont készítsen a különféle erőforrások (személyzet, gép, anyag, költség) tervezett és valódi felhasználásáról. Kijelzés. Egyértelmű jellel figyelmeztessen a program a határidőkre. Képes legyen az aktuális időtáblázat és erőforráshelyzet elkészítésére, kijelzésére. Segítség a döntésben. Ez a segítség plusz képességeket igényel, hogy megoldható legyen a "mi van ha" jellegű alternatívák képzése, a különböző más szakértői programokkal való összekapcsolás. Több program egymás melletti futásánál szükség lehet keresztanalízis elkészítésére. Egyéb szempontok. A szállító biztosít-e felhasználói dokumentációt (magyar nyelvűt is), betanítást? Szükséges ismerni a programcsomag funkcionális működéséhez illeszkedő hardver környezetet és operációs rendszert, valamint a programcsomag árát és járulékos költségeit. A projektmegvalósítási tervek elkészítésével összefüggő funkcionális és egyéb képességek tanulmányozása javasolható a program kiválasztása előtt. (Lásd Görög M., a "Projektvezetés mestersége", 17. fejezet)
Az ilyen programok potenciális vásárlója bölcsen teszi, ha előtte meggondolja, hogy mire akarja használni a programot, fel kell mérnie a felhasználó vállalkozás jellegzetességeit, illetve azok igényeit, akik majd a program által kibocsátott jelentéseket használni fogják. Például célszerű megvizsgálni, hogy valóban szükség van-e arra, hogy költségtervező rendszer rendelkezésre álljon, az időtáblázatot naprakésszé tegyük stb.?
A következő, összefoglaló jellegű ábrán látható a számítógéppel segített projekttervezés és kontroll folyamata.
Számítógéppel segített tervezés folyamata
18-1. ábra

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. A projektirányítás támogatása számítógépes programokkal. Mely állítások helyesek?
| a) A programoktól elvárható több száz tevékenység kezelése és a megfelelő grafikai kapacitás.
| b) A programoktól elvárhatók a tanító részek, segítség opciók.
| c) A CPM háló ábrázolása elvárható, a Gantt ütemterv viszont nem szükséges.
| d) A módosítások miatti újraszámítások csak a jobb programoktól várható el.
2. A projektirányítás támogatása számítógépes programokkal. Mely állítások helyesek?
| a) Csak egy másik program képes a költségvetés megtervezésére, ezért azt importálni kell a programba.
| b) A program felkínálja az "előregyártott" jelentési formák individualizálását.
| c) A mai grafikai lehetőségek változatos ábrázolást tesznek lehetővé.
| d) Elvárható teljesítés a ciklogramos ütemtervben tervezhetőség.
3. A projektirányítás támogatása számítógépes programokkal. Melyik állítás helyes?
| a) Az átjárhatóság azt jelenti, hogy a program különböző moduljaiból adatok transzformálhatók a másik modulba.
| b) Az egységesség követelménye leginkább a programrészek egyszerű használhatóságát jelenti.
| c) A projekttervezéshez heurisztikus algoritmust használ fel a program.
4. A projektirányítás támogatása számítógépes programokkal. Mely állítások helyesek?
| a) A program nem jelzi az erőforrás- konfliktusokat, ezért azt külön kell vizsgálni.
| b) A program képes lehet az aktuális időtáblázat és erőforráshelyzet elkészítésére, kijelzésére.
| c) A program egyértelmű jellel figyelmeztethet a határidőkre.
| d) Segítséget adhat a döntésben, a projektstratégiát illetően.
5. A projektirányítás támogatása számítógépes programokkal. Melyik állítás helyes?
| a) A program szállítója biztosíthat magyar nyelvű felhasználói dokumentációt.
| b) A programok illeszkednek minden hardver környezethez és operációs rendszerhez.
| c) A vásárlónak csak a program árát kell mérlegelni.