KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: II. modul: A projekt kialakítása

3. lecke: Projektcélok, megvalósíthatósági tanulmány

| Tanulási útmutató
A lecke célja rámutatni, hogy a projekt eredményes megvalósításához mennyire fontos a projektcélok meghatározása, valamint, hogy milyen szerepet tölt be a projektkialakításnál a megvalósíthatósági tanulmány. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot, illetve a Projektmenedzsment jegyzet "A projekt kialakítása" fejezetből a megvalósíthatósági tanulmányra vonatkozó részeket! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
projektcélok, projektlebonyolítás (a projektfolyamatok teljesítése), projektmegbízás, projektszervezet, projektfinanszírozás; cash flow (pénzáramlási terv), projektkockázatok.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Mérje fel, hogy az Ön környezetében milyen indíttatásból születtek projektötletek! Jegyezze meg a projektkialakítás főbb céljait! Értse és elemezze a projektcélok különböző vetületeit! Legyen tisztában a projektmegbízásig vezető úttal (feladatokkal), és azzal, hogy a projektjavaslat felépítése, részletessége különbözhet a projekt jellegének megfelelően! Ismerje a megvalósíthatósági tanulmány főbb részeit, ismerje föl azok célját, lényegét!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
megnevezni a projektkialakítás főbb céljaihoz kapcsolódó feladatokat, megkülönböztetni a projektcélokat tartalmi kapcsolódásuk alapján, megnevezni az adatokat, dokumentumokat, amelyeket célszerű meghatározni, elkészíteni a projektmegbízás előkészítéseként, rávilágítani az úgynevezett projektmegbízás és megvalósíthatósági tanulmány összefüggésére, kiemelni a megvalósíthatósági tanulmány főbb részeinek tartalmi-, cselekvési lényegét.
A lecke tananyaga
Hogyan jutunk el a projekthez?
Az előzőekben már említettük, hogy az a célszerű, ha a projektkezdeményezések a szervezeti stratégiából indulnak ki. Természetesen arra is van példa, hogy a szervezetek operatív tevékenysége alapján születnek projektek. Az alábbiakban konkrét példákat láthatunk a projektindítékokra:
Új cég alapítása Továbbfejlesztés/optimálás/új termékek Információ technológia Megváltozott feltételekhez alkalmazkodás Váratlan károk Törvényi változások, technikai újdonságok, új vállalati cél Vállalati krízis
A projekt kialakítása során különböző feladatokat kell megoldani, így létrehozni a projektteamet, megbecsülni a költségeket és kockázatokat, egy nagyvonalú tervet készíteni, definiálni a célokat és megbecsülni az erőforrás-szükségletet, illetve a határidőket. A projektkialakítás főbb céljai lehetnek általában:
A projektkövetelmények tisztázása célok (eredmények/termékek, a projekt menete) költségek, határidők, kockázatok, peremfeltételek Gazdaságossági vizsgálat (melyik projektváltozatot fogadjuk el?) Projektkörnyezet analízis Kritikus sikerfaktorok tisztázása
A projekt előkészítés (kialakítás) fázisában minden projektmenedzsment tevékenységnek a projektcélok meghatározására kell irányulnia. A tervezés, kivitelezés és üzembe helyezés szakaszában pedig az összes tevékenységnek a projektcélok elérésére kell irányulnia. Ezt az üzenetet is közvetíti a projektmenedzsment irányelveket tartalmazó ábra. A nem egyértelműen, nem megfelelően definiált projektcél a projekt végzete lehet. A tiszta céldefiníció nem utópia, feltétlen szükséges a tervezéshez, annak alapjául szolgál, korlátozza a megbízó hamis elvárásait, és fokmérője lehet a projekt sikerének vagy sikertelenségének. A célok lehetőleg mérhetőek legyenek, ezzel a projekt befejezésekor egy objektív vizsgálat lehetséges, hogy a projekt sikeres volt-e. Segíti a munkát, ha a nemleges célokat is feljegyezzük, mert az olyan felesleges cél, amit nem kell elérni. Például cél lehet az "A" jelű termék minőségének javítása (pontos specifikálás!), de nem cél az összes termék minőségének javítása adott projektben. A célok továbbá legyenek érthetőek, reálisan elérhetőek, eredményre utalóak, ellentmondás mentesek, teljesek. Ügyelni kell arra, hogy a célok több szempontból vizsgálandók, így például vannak mennyiségi és minőségi célok és vannak cél-prioritások, utóbbiakat azért kell figyelembe venni, hogy a célkonfliktusokat elkerüljük!
A projektmenedzsment irányelvei
3-1. ábra
Forrás: Greiner O. alapján (2002)
Hogy mennyire fontos a célok ismerete és figyelembe vétele - és itt nemcsak az elsődleges projektcélokról van szó - azt mutatja a következő, építési beruházások köréből származó ábra, amely azért is figyelemre méltó, mert a teljes projektlebonyolítást érzékelteti és igyekszik a különféle célokhoz kapcsolódó időbeli fázisokat, fontosabb feladatokat, dokumentációkat is feltüntetni.
Ahogy az ábra is mutatja, a célokkal kapcsolatosan minden projektfázisban vannak feladatok, tehát a projektvezetés és irányítás nemcsak a kivitelezési fázisra korlátozódik. A célok esetében általánosan kijelenthető, hogy a megrendelő és a projektvezetés által meghatározott célok érvényesülésének folyamatos ellenőrzése, az elvárt eredmények teljesülése szükséges.
A projekt lebonyolítás rendszere (célok, fázisok, feladatok, dokumentációk)
3-2. ábra
A projektkialakítás egyik céljaként neveztük meg fentebb a projektkörnyezet vizsgálatát. Az alábbiakban vázlatosan ismertetjük a vizsgálat lépéseit:
A környezeti hatások listázása: Személyek, csoportok vagy érdekcsoportok Keretfeltételek: törvények, előírások, technika, trendek Kapcsolódások más projektekhez A környezeti hatások vizsgálata (kockázatmenedzsment) Operatív intézkedési "katalógus": azonnali intézkedések, gondoskodó intézkedések, projektmarketing
A projektjavaslathoz (projektmegbízáshoz) vezető út
A projektkialakítási fázis végeredménye lehet a projektjavaslat, pontosabban az ennek alapján születő döntés és a projektmegbízás. A projektjavaslat kimunkálásához szükséges a projektcélok, a projektkörnyezet ismerete, erről már olvashattunk az előzőekben. Szükséges még tisztázni a projekt tartalmi, terjedelmi vonatkozásait. Hasznos vázlatos terv készítése, amely tartalmazza:
a szükséges erőforrások, ráfordítások becslését, költségbecslést, vázlatos időtervet, projektkockázatok feltárását, a minőségbiztosítás mikéntjét.
A projektszervezetre vonatkozóan kiválasztandó a megbízó képviselője, a projektvezető és annak munkatársai, a vállalat érintett szakmai részlegei és esetlegesen az "irányító bizottság". A gazdaságossági vizsgálatot illetően meghatározhatóak a beruházási, üzemi költségek és az elvárt haszon mennyiségi és nem mennyiségi vonatkozásban. A projekt potenciális kockázatai lehetnek minőségi problémák, időbeli késések, költségtúllépés, ezeken túl feltárandók a projekt lehetséges veszélyei.
A projektjavaslat tanulmányozása után következhet a formális projektmegbízás. Ennek tartalmát célszerű egyeztetni a megbízóval (a szakterület felelősével) és a projektvezetővel (megbízottal). A projektmegbízás nem egyszerűen csak egy formális dokumentum, hanem a projekt megvalósulásának előzménye! A projektmegbízás feltétlen tartalmazzon olyan alapvető adatokat, mint a projektkezdéssel kapcsolatos eseményeket, kezdési és befejezési időpontokat, célokat, főbb feladatokat, költség - és erőforrás adatokat.
Mint fentiekből is kitűnik, a projektmegbízás előzménye a projektjavaslatnak nevezett dokumentáció, amely a projektek nagyságrendje, típusa stb. miatt nem teljesen azonos szerkezetű, és részletességű, de célszerű, hogy tartalmazza az előzőekben látható munkarészeket.
Nagyobb, összetettebb projektelképzelésekre érdemes kidolgozni az előzetes megvalósíthatósági tanulmányt, amelyben a különféle projekt ötletek szelektálásra kerülnek. Ezután dolgozzák ki a megvalósíthatósági tanulmányt, ami alapul szolgál a projektváltozatok közötti döntéshez. Fontos tudatosítani, hogy miként nincs két teljesen egyforma projekt, úgy nincs két egyforma megvalósíthatósági tanulmány sem. Az ajánlott sémát ezért mindig aktualizálni kell, az adott igények, lehetőségek figyelembevételével.
A következőkben a tanulmány főbb részeit, azok tartalmát ismertetjük vázlatosan.
A tanulmány bevezető részében célszerű összefoglaló jelleggel leírni a projektről a következőket:
a projekt általános leírása: hogyan kapcsolódik az adott vállalkozás meglévő tevékenységeihez, milyen a projekt jellege, típusa, a projekt szükségességének rövid indoklása, az előzmények leírása, a projektváltozatok ismertetése.
Technikai megvalósíthatóság
A technikai-műszaki tanulmány szolgáltatja az alapot a többi résztanulmány kidolgozásához.
A projekt változatokat itt vizsgálják a végeredményként elérendő technikai-műszaki paraméterek szerint. Bizonyos projekteknél valóban műszaki paraméterekről van szó (pl. híd esetében a statikai, teherbírási paraméterek), míg másoknál kulcsfontosságú funkciókat és követelményeket lehet megadni. (pl. informatikai hálózatfejlesztésnél kulcsfontosságú a hálózat sebessége)
A műszaki megvalósíthatóság vizsgálata többek között tartalmazza a projekt működése során előállított termék/szolgáltatás gyártási folyamatát, a gyártáshoz szükséges technológiai folyamatok rövid leírását, a főbb folyamatokhoz beszerzendő gépek, berendezések, anyagok listáját és sok más, a projekt jellegével kapcsolatos technikai megvalósíthatósági kérdéseket.
Pénzügyi megvalósíthatóság
A megvalósítás költségei: Az egyes projektváltozatok költségeit meg kell határoznunk, hogy összehasonlítást tudjunk tenni. A tanulmány készítésének időszakában rendszerint kis számú és pontatlan információ áll rendelkezésünkre, ezért a költségeket becsléssel határozzuk meg a legjobb tudásunk szerint.
A projekt megvalósításával kapcsolatos költségek többfélék lehetnek, nemcsak a megvalósítás közvetlen költségei, hanem más "járulékos" költségek is felmerülnek. Célszerű ellenőrzési listát (check lista) alkalmazni, hogy ne felejtsünk ki költségtényezőket, és ezzel ne becsüljük alá a projekt költségeit.
Finanszírozási források: A projektek finanszírozásának ma már többféle módja van és a közeljövőben is újabb finanszírozási konstrukciók keletkeznek. A projektfinanszírozás általános elvére mutat rá a következő mondat:A projekt finanszírozását úgy tekinti a hitelező, hogy elsősorban annak pénzáramlása és jövedelme szolgál a kölcsön visszafizetésének forrásául, vagyontárgyai pedig a kölcsön biztosítékául. (P.K. Nevitt-F. Fabozz, 1998.)
A finanszírozási igény felmérését követően a következő lépés annak meghatározása, hogy a forrásokat milyen módon szerezze meg a szervezet. A mérlegelés során nyilvánvalóan felmerül a kérdés, hogy előnyösebb lehet-e a finanszírozásnak egyik formája, mint a másik, jobb-e ha a vállalkozás saját forrásait használja fel, mintha bankhitelt venne fel vagy éppen fordítva.
Bizonyos esetekben a külső forrást állami pénzeszközök jelentik, számos olyan projekt van, amelyek közpénzekből valósulnak meg. Léteznek olyan projektek is, amelyeket nagyrészt nemzetközi szervezetek (Világbank, EU stb.) által szolgáltatott pénzekből finanszíroznak.
A tanulmányban célszerű részletezni, hogyan fog történni a finanszírozás és alátámasztani cash flow (a projekt előkészítéséhez, megvalósításához kötődő pénzáramlás) előrejelzésekkel.
Megtérülés
Az elvárásoknak leginkább eleget tevő projektváltozat kiválasztásának egyik fontos kritériuma a pénzügyi gazdaságossági kritérium. A kiválasztáshoz, döntéshez rendelkezésre állnak részterületek, módszerek, így pl. a következő részterületek kidolgozása ajánlható:
költségvetési terv a projekt minden fázisára ha idegen forrást is felhasználnak, akkor szükséges törlesztési terv elkészítése, megtérülési idő számítása, különféle dinamikus mutatók (nettó jelenérték, belső kamatláb, haszon-költség mutató) meghatározása, az árak és költségek bizonytalanságai miatt kockázatelemzés a nyereségességet döntően befolyásoló tényezőkre.
Nehézségekbe ütközhetünk olyan projekteknél, ahol az eredményeket (hasznokat) nehéz értékben kifejezni, vagyis a hasznokat nem tudjuk pénzben kifejezni. (pl. egy út, amelyet a közjó javára építenek, és használatáért nem kell fizetni. Itt konkrét hasznot nem lehet kimutatni, a társadalmi hasznot nehéz számszerűsíteni.) Ezeknél a projekteknél, melyek mellett nincs értékben kifejezve a haszon, a különböző projekt alternatívákat hasonlítják össze úgy, hogy melyik adja a jobb minőséget, kisebb üzemeltetési költséget ugyanazért a pénzért.
Kockázatok
A kockázatok jelenléte végigkíséri a projekt csaknem teljes megvalósulási folyamatát, nem kevés problémát okozva, ezért szükséges a kockázatok elemzése, így első alkalommal azt a megvalósíthatósági tanulmányban elemezni. Ilyenkor a különböző lehetséges megvalósíthatósági változatokat a megvalósítás kockázata alapján is vizsgálják, elősegítve a valamelyik változat melletti döntést. Az elemzésben célszerű vizsgálni egyrészt a költségeket érintő, másrészt a projekt megtérülést érintő kockázatokat. A költségeket érintő kockázat például a makroszintű szabályozási kockázat (infláció, árfolyamváltozás stb.), beruházási projekt esetében a kivitelezési technológiával és a kivitelezési helyszínnel járó bizonytalanságok, más, pl. kutatási és fejlesztési projekteknél a megvalósítás idejének elhúzódása (pl. gyógyszer törzskönyvezési eljárásánál). A megtérülést érintő kockázat például a piaci kockázatok (a piac szezonális, globális mozgása, versenytársak tevékenysége, értékesítési előrejelzések megbízhatósága).
Piaci tanulmány
Ez a tanulmányrész akkor szükséges, amikor a létrejött projekteredmény a piacon értékesíthető szolgáltatást vagy terméket állít elő.
Témája a projekttel kapcsolatos piac (értékesítési és/vagy beszerzési) jelene, prognosztizálható (előre jelezhető) jövője. Rendszerint ki lehet jelölni a célpiacot, melynek helye, mérete és jellemzői fontos támpontokat adnak a döntés meghozatalához. A versenytársak elemzésének a konkrét célpiacokon van értelme, ezért van szükség a piac szegmentálására.
Környezeti hatástanulmány
A környezeti hatásvizsgálat (KHV) egy döntést előkészítő folyamat része, amelynek során a tervezett tevékenység környezeti hatásait felmérik és értékelik annak érdekében, hogy a projekt megvalósítása, üzemeltetése, megszűnése során várhatóan keletkező káros környezeti hatások bekövetkeztét megelőzzék. A hatásvizsgálat eredményei és megállapításai a hatástanulmány dokumentumában jelennek meg.

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Milyen indítékokból keletkezhetnek projektek? Válassza ki a helyes állításokat!
| a) Új céget alapítanak.
| b) Törvényi változások esetén nem szerencsések a projektmegoldások.
| c) Továbbfejlesztés (optimálás), ami új terméket, információ-technológiát érinthet.
| d) Megváltozott feltételekhez alkalmazkodnak projektmegoldással.
| e) Vállalati krízisekre, váratlan károkra nem reagálhatnak projektmegoldással.
2. Milyen feladatok adódhatnak a kialakítási fázisban? Válassza ki a helyes állításokat!
| a) A kialakítás során a célokat kell meghatározni, a továbbiakban pedig azokat megvalósítani.
| b) Tisztázni kell a projektkontrollal kapcsolatos elvárásokat!
| c) Célszerű meghatározni az eredményeket/termékeket, a költségeket, határidőket, kockázatokat stb.
| d) Gazdaságossági vizsgálatot (melyik projektváltozatot fogadjuk el?) csak a kutatási projekteknél célszerű végezni.
| e) A projektkörnyezet analízis készítése az üzembe helyezés előtt történik.
3. Válassza ki, melyik állítás a helyes az alábbiak közül?
| a) A projektcélok kapcsolódnak az egyes projektfázisok feladataihoz.
| b) A projektcélok csak a projekt minőségével kapcsolatosak.
| c) Mennyiségi cél: a használat időtartamának megállapítása.
| d) Minőségi cél: dokumentálják az organizációs tervben.
4. A projektjavaslat célja, tartalma. Mely állítások helyesek az alábbiak közül?
| a) A projektjavaslat tanulmányozása után következhet a formális projektmegbízás.
| b) A javaslat tartalmaz költségbecslést, vázlatos időtervet.
| c) A gazdaságossági vizsgálat alapja az erőforrás ráfordítások becslése.
| d) A kockázatok feltárása szükséges a minőségbiztosítási tervhez.
| e) A vállalatvezetés kijelöli / szerződteti a projektvezetőt és munkatársait.
5. A megvalósíthatósági tanulmány. Válassza ki a helyes állításokat!
| a) A megvalósíthatósági aspektusok minden projektnél azonosak.
| b) A projektfinanszírozásnak többféle megoldása lehetséges.
| c) A megvalósíthatósági tanulmány a projektterv pénzügyi melléklete.
| d) A megvalósíthatósági tanulmány szükséges a hatósági engedélyezéshez is.
| e) A megtérülést érintő aspektusa: a projektváltozatok gazdaságossági elemzése.
| f) Piaci tanulmány akkor szükséges, ha szervezet átalakítási projektről van szó.
6. Válassza ki, melyik állítás helyes az alábbiak közül?
| a) Kockázatok csak a projekt kivitelezési folyamataiból adódnak.
| b) Első alkalommal a megvalósíthatósági tanulmányban végezhetnek kockázatelemzést.
| c) Menedzsment projektek jellemző kockázata: a megvalósítás idejének elhúzódása.
| d) A megtérülést érintő kockázat: a folyamatok hatásosságának ingadozása.