KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: IV. modul: A projekttervezés

11. lecke: A projektkockázatok elemzése

| Tanulási útmutató
A lecke célja a projektkockázatok feltárásának, a kockázati tényezők hatásának, a kockázatkezelési politikának bemutatása, mint amelyekkel kapcsolatos tevékenységek a projekttervezés részét képezik. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
bizonytalanság, kockázat, kockázati politika, kvalitatív és kvantitatív elemzés, érzékenységi vizsgálat, valószínűségi elemzés, kockázati független és függő változók.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Ismerje fel a projektek kockázatelemzésének jelentőségét! Jegyezze meg a kockázatelemzési és kockázatkezelési folyamat szakaszait, ismerje meg a kockázati forrásokat! Elemezze a kockázati tényezők hatását, mind a kvalitatív, mind a kvantitatív megközelítés szerint! Lássa át a kvantitatív elemzési módszerek karakterét, előnyeit, hátrányait! Tudja, hogy milyen eszközei vannak a kockázatkezelésnek!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
kiemelni, megfogalmazni a projektek kockázatelemzésének jelentőségét, meghatározni a kockázatelemzési és kockázatkezelési folyamat szakaszait és a kockázati forrásokat, megkülönböztetni a kvalitatív és kvantitatív elemzéseket jellemzőik és eredményeik szerint, megállapítani az érzékenységi vizsgálat, valószínűségi elemzés alkalmazásának lehetőségeit, felsorolni a kockázatkezelés eszközeit.
A lecke tananyaga
A projektmegvalósítási folyamat lényegi sajátossága a bizonytalanságok jelenléte a tevékenységi folyamatban. A különféle eredetű bizonytalanságok sokszor valamilyen kockázat formájában jelennek meg. A bizonytalanság azt jelenti, hogy egy adott esemény bekövetkezését (idejét, helyét, módját), vagy be nem következését nem ismerjük pontosan. A kockázat többnyire a bizonytalanság számszerűsíthető negatív következményeit jelenti, miközben maga a bekövetkezés is bizonytalan, de azok valószínűsége számítható. Ebből következően a kockázat mennyiségileg is mérhető, vagyis az adott tevékenységek különböző kockázatai mérhetővé válnak.
A valószínűség a szakirodalom szerint lehet szubjektív, objektív és szintetikus valószínűség. Amíg a szubjektív valószínűség csak egynéhány megfigyelésen alapul, az objektív valószínűség nagyszámú tapasztalati adatra épül. A szintetikus valószínűség szimulációs modellezés eredményeként jön létre.
A kockázatkezelés jelentősége a projektekben
Ahogy a bizonytalanság lényegi velejárója a projektek megvalósításának, ugyanúgy a kockázatok is végigkísérik ezt a folyamatot. A kockázatkezelés és különösen a kockázatelemzés a projektmenedzsment egyik legdinamikusabban fejlődő területévé vált az elmúlt évtizedekben. Ennek alkalmazását számos projekt kudarca, illetve jelentős költség- és határidő-túllépése is indokolta. Ezért a továbbiakban rövid betekintést adunk a projektmegvalósítási folyamatban leggyakrabban használt kockázatelemzési és kockázatkezelési megoldásokba. A jelzett rövidséget egyrészt az indokolja, hogy a kockázatelemzési módszerek matematikai-statisztikai alapjait szinte könyvtárnyi irodalom ismerteti, másrészt az elemző számára kész számítógépes programok állnak rendelkezésre. Meg kell azonban jegyezni, hogy a kockázatkezelés nem egy elkülönült diszciplinája a projektmenedzsmentnek, hanem annak szükségszerű eszköztára a projektmegvalósítás teljes folyamatában.
A kockázatok jelenléte végigkíséri egy projekt megvalósítását, ezért a várható kockázatok elemzésére mindvégig szükség van. A kockázatok mértékével kapcsolatban általános tendencia, hogy a projektfolyamaton előre haladva a kockázatok mértéke a kiemelkedő döntési pontoknak megfelelően lépcsőzetesen csökken annak megfelelően, ahogy egyre több információ áll rendelkezésre. Ebből következően szisztematikus kockázatelemzésre van szükség. A projekt kockázatelemzési és kockázatkezelési folyamata alapvetően öt, jól elkülöníthető szakaszra bontható:
a kockázati források feltárása és csoportosítása, a kockázati tényezők meghatározása és csoportosítása, a kockázati tényezők hatásainak elemzése és számszerűsítése, az elemzés eredménye alapján a megfelelő kockázatkezelési politika kialakítása, a kockázatkezelési politika alkalmazásának értékelése.
Az első kockázatelemzésre a projekt korai szakaszában (a megvalósíthatósági tanulmány elkészítésekor) kerülhet sor. Ilyenkor az a feladat, hogy a különböző lehetséges megvalósíthatósági változatokat a megvalósítás és a megtérülés kockázata alapján is vizsgáljuk, mely az egyik változat melletti döntés sarokpontja lehet. Külső projekteknél az ajánlatot benyújtó, potenciális közreműködők számára fontos lehet a kockázatok elemzése, még az ajánlat benyújtása előtt, amely célszerűen kiterjedhet a teljesítési időtartamra és az ajánlati árat megalapozó költségekre.
A kockázati források, tényezők feltárása és csoportosítása
A kockázati források feltárása alapján megkülönböztethetünk:
projekten kívüli kockázati forrásokat, például a jogszabályozási-, piaci környezet, projekten belüli kockázati forrásokat, például a tevékenységek időtartama és költsége.
A projekt kockázati források feltárásához vannak bizonyos eszközök, amelyek segítséget nyújtanak. A közvetlen környezeti feltételek elemzése elsősorban a projekten kívül fellépő kockázati források azonosításában fontosak, a többi elemzés alapvetően a projekten belül megjelenő kockázati tényezők feltárásának az eszköze.
A belső kockázati források feltárását és csoportosítását nagymértékben megkönnyíti a projekt tevékenységi struktúra alapján elkészített hálóterve (időterve), funkció-cél-, eszközstruktúra, projektprofil és szervezeti profil.
A kockázati források alapján meg kell határozni a kockázati tényezőket. A meghatározás egyik, a későbbi elemzést elősegítő szempontja annak figyelembevétele, hogy a különféle kockázati tényezők mire fejtik ki hatásukat. Eszerint megkülönböztetünk:
az elsődleges projektcélokat, így határidőt, költségeket, a megvalósítandó projekt valamely egyéb paraméterét érintő kockázatokat; a gazdaságossági döntési kritériumokat érintő kockázatokat (nettó jelenérték, belső kamatláb stb.).
A kockázati tényezők hatásainak elemzése és számszerűsítése
A feltárt kockázati források alapján meghatározott kockázati tényezők (változók) hatásának elemzése során arra kapunk választ, hogy az elemzés tárgyát képező kockázati tényezők milyen mértékű hatást gyakorolnak adott projektkimenetre. Megkülönböztethetünk kvalitatív és kvantitatív kockázatelemzést, az előbbi nem fejezi ki számszerű formában a kockázati tényezők hatásának mértékét, hanem egyfajta minősítő skálán értékeli a hatás mértékét. (Görög M. 2003) A kvantitatív kockázatelemzés ugyanakkor kifejezetten a hatások mértékének számszerű kifejezésére törekszik. Az elemzés eredményei grafikusan ábrázolhatók, ami jelentősen megkönnyíti értelmezésüket és további felhasználásukat. A kvalitatív értékelés a kockázati tényezők eltérő sajátosságain alapul. Ezek a különbözőségek az előfordulási értékek bekövetkezési valószínűségében, valamint az okozott hatás mértékében állhatnak fenn, ennek alapján a következő kockázatcsoportok alakíthatóak ki:
nagy bekövetkezési valószínűség - nagymértékű hatás, nagy bekövetkezési valószínűség - kismértékű hatás, kis bekövetkezési valószínűség - kismértékű hatás, kis bekövetkezési valószínűség - nagymértékű hatás.
Egy, úgynevezett valószínűség - hatás mátrixba foglalhatók a kockázati tényezők és ennek alapján a szakértők értékelhetik, hogy mely tényezők érdemelnek kiemelt figyelmet, illetve melyekkel kapcsolatosan szükséges tervezni, intézkedéseket hozni. Ennek az értékelésnek előnye, hogy viszonylag kevés időt igényel, hátránya viszont a szubjektív jellegű megítélés és hogy, nem szolgáltat számszerű eredményt.
A projekt menedzsment gyakorlatában a kvantitatív kockázatelemzésre két (a következőkben tárgyalt) általános, de technikailag eltérő megoldás terjedt el. A kvantitatív elemzés során a kockázati tényezők különböző értékei alkotják a független változók halmazát, s annyi ilyen halmaz különböztethető meg, amennyi kockázati tényezőt a vizsgálatba vontunk. A függő változók halmazait a projekt megvalósításával összefüggő célelemek (idő, költség, különféle paraméterek, gazdaságossági kritériumok) különböző értékei képezik. A két elemzési módszer az érzékenységi vizsgálat és a valószínűségi elemzés.
Az érzékenységi vizsgálat és a valószínűségi elemzés
Az érzékenységi vizsgálat során a szakértők elemzik, hogy a vizsgálatba vont egyes kockázati tényezők (független változók) előfordulási értékében bekövetkező változások milyen mértékben befolyásolják az elemzés alapjául szolgáló függő változót (megvalósítási idő, költség, döntési kritériumok). A kockázati tényezők hatását egyenként, egymástól függetlenül értékeli az érzékenységi vizsgálat. Az érzékenységi vizsgálat a kockázatelemzés egyik legegyszerűbb formája, amely azonban figyelmen kívül hagyja a kockázati változók közötti esetleges összefüggéseket, függvényszerű kapcsolatokat, és a kockázati változók előfordulási értékeinek bekövetkezési valószínűségeit. A kockázatelemzés az érzékenységi vizsgálat alapján a következő lépésekben végezhető el:
A vizsgálatba bevont kockázati tényezők legvalószínűbb előfordulási értékeinek meghatározása. Az egyes kockázati tényezők várható értékváltozási sávjainak a meghatározása, vagyis a kockázati tényezők, mint a független változók lehetséges halmazainak kijelölése. (például: az építés kiviteli tervezés költségei egy kalkulált (várható) értékhez viszonyítva -5% és +20% között változhatnak.) A változók sávon belüli különböző értékei alapján, számításokkal a függő változók halmazainak a kialakítása (olyan esetben, amikor nem végezhető megbízható számítás, azt célszerűen szakértői becslések helyettesítik), vagyis annak számszerűsítése, hogy a sávon belüli egyes diszkrét értékek bekövetkezése önmagában hogyan hat a vizsgált projektértékre. A számítási eredmények grafikus ábrázolása.
Az érzékenységi vizsgálat előnye, hogy ráirányítja a figyelmet azokra a kockázati forrásokra, amelyek leginkább veszélyeztetik a projekt megvalósításának valamilyen tervezett értékét, valamint viszonylag rövid idő alatt elvégezhető. Hátránya, hogy az egyes kockázati tényezők hatását egymástól függetlenül kezeli, valamint a kockázati tényezők várható előfordulási értékeit tartalmazó sáv bármely értékét azonos valószínűség mellett bekövetkező előfordulási értéknek tekinti, így valójában mellőzi a bekövetkezési valószínűség lehetséges eltéréseit.
Az érzékenységi vizsgálat mellett a valószínűségi elemzés módszere használatos a kockázatelemzéshez, amelyet röviden, összefoglaló jelleggel ismertetünk. A módszer kiküszöböli az érzékenységi vizsgálat hátrányait, mert az egyes kockázati tényezők bekövetkezési értékei valószínűségi eloszlásának alapján veszi tekintetbe a kockázati források együttes hatását az elemzés szempontja szerinti függő változóra. Viszont sajnos nem szolgáltatja az érzékenységi vizsgálat előnyös sajátosságait.
Az elemzés lépései a következők:
A kockázati változók várható változási sávjainak rögzítése (hasonlóan az érzékenységi vizsgálat első lépéséhez) és a hozzájuk tartozó gyakorisági görbék meghatározása. A fenti sávokon belül a véletlenszerűen kiválasztott értékek (az egyes kockázati tényezők egy-egy lehetséges értéke) és az azokhoz tartozó valószínűségek alapján a vizsgált függő változó (határidő, költség, belső kamatláb, nettó jelenérték) értékének számítása az adott kombináció szerint. Az előző pont szerinti eljárás ismétlése, amely így a különböző kockázati kombinációk szerint a függő változó különböző értékeit produkálja. Az eljárás eredményei alapján megrajzolható a függő változó teljesülési valószínűségeit kifejező kumulatív gyakorisági görbe.
Az elemzés meglehetősen számítás és időigényes, ezért célszerű a számítógépes megoldást választani.(különösen komplexebb projektek esetén) Az ismertetett kockázatelemzési módszerek sok vonatkozásban jól kiegészítik egymást, így nem ritkán úgy alkalmazzák azokat, hogy első megközelítésben az érzékenységi vizsgálattal kiválasztják a "legveszélyesebb" kockázatokat, majd ez utóbbiakat tekintetbe véve valószínűségi elemzéssel értékelik azok együttes hatását. Némileg leegyszerűsítve mondható, hogy kvalitatív kockázatelemzést akkor célszerű alkalmazni, ha a projekt kevésbé komplex és/vagy bonyolult, megbízhatók az információk, kevés idő áll rendelkezésre és elegendő tapasztalattal bírnak a projekttel kapcsolatban. Ettől eltérő esetben a kvantitatív elemzés kerül előtérbe, ezen belül is választani kell az említett módszerek előnyeit, hátrányait gondosan elemezve.
A kockázatkezelés eszközei
A kockázatok és azok forrásainak azonosítása, illetve a kockázatok csoportosítása, valamint a kockázati változók hatásának elemzése nem mentesíti a projektmegvalósítás folyamatát maguktól a kockázatoktól. Ettől függetlenül önmagában a kockázatok számbavétele is jelentősen javítja a döntéshozó pozícióját, mert nemcsak lehetőséget, de egyfajta kényszerítő erőt is jelent arra, hogy a döntéshozatal előtt foglalkozzon a kockázatok hatásával, azok kezelésével. A kockázatelemzés ehhez nemcsak egyszerűen jobb feltételeket biztosít, hanem megteremti a kockázatkezelési politika kialakításának lehetőségét is. A kockázatkezelés a projekt hatékonyabb megvalósítását teszi lehetővé azáltal, hogy reálisabb, - kevesebb kockázattal elérhető - idő- és költségkorlátok, valamint megvalósítandó eredmény kitűzését teszi lehetővé. Ezen kívül hozzájárul a projekt változatok reális gazdasági pénzügyi - értékeléséhez, mivel rámutat azokra a kockázatokra is, amelyek érintik a választott gazdaságossági döntési kritérium teljesülését.
A kockázatkezelési politika a döntéshozónak a kockázatokkal kapcsolatos reakciója. A projektmegvalósítási gyakorlat kialakította azokat a kockázatokkal kapcsolatos megoldásokat, amelyek a kockázatkezelési politika eszköztárát képezik a projekt megvalósításának folyamatában. Ezek a következők:
a kockázatok elkerülése, a kockázatok csökkentése, a kockázatok áthárítása, a kockázatok megosztása.
A tapasztalatok azt igazolják, hogy rendszerint a kockázatkezelési megoldások valamilyen kombinációját alkalmazzák egy-egy projekt megvalósítása esetén. A kockázatok elkerülése, mint a kockázatkezelés sajátos eszköze, viszonylag gyakori megoldás, markánsan ez a megoldás abban nyilvánul meg, hogy a projekttulajdonos eláll az adott változat megvalósításának szándékától és egy másik változat megvalósítását elemzi, és teszi azt a döntés tárgyává. Erre nem kerül feltétlen sor, ha a funkció-cél struktúrát, megvalósíthatósági tanulmányt, projektteljesítési stratégiát gondosan és szakszerűen kidolgozzák.
A kockázatok csökkentése terén sokat elérhetnek a projektvezetési eszközök, idő-, erőforrás- és költségtervezés, projektkontroll megfelelő alkalmazásával. A kockázatok csökkentésének gyakori eszköze a kalkulációs tartalékkeretek beépítése, ez vonatkozhat a megvalósítási időre és a költségekre egyaránt.
A kockázatok áthárítása a kockázatkezelési politika olyan eszköze, amely az ún. külső projekteknél gyakori és az áthárítás megvalósulhat: például a projekttulajdonostól a külső közreműködőkhöz, a közreműködőktől az alvállalkozókhoz. Ugyancsak, főleg ezeknél a projekteknél lehetséges a kockázatok megosztása, mivel itt jellemzően vannak közreműködők a projekt megvalósításához. Sokat segíthet itt a projektteljesítési stratégia, a pénzügyi garanciák megfelelő kialakítása, alkalmazása.

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Mely állítások helyesek?
| a) A kockázatkezelés szükségszerű eszköztára a projektmenedzsmentnek.
| b) A kockázati források feltárása és csoportosítása a szponzor feladata.
| c) A kockázati tényezők hatásainak elemzése és számszerűsítése statisztikai számításokkal történik.
| d) Az első kockázatelemzésre a projekt korai szakaszában (a megvalósíthatósági tanulmány elkészítésekor) kerülhet sor.
2. Mely állítások helyesek?
| a) A belső kockázati források feltárását és csoportosítását segíti a hálóterv, teljesítésstratégia elemzése.
| b) Megkülönböztethetünk operatív és kalkulatív kockázatelemzést.
| c) A kockázatok bekövetkezésének és hatásának elemzését célszerű elvégezni.
| d) A kvalitatív elemzés az egyes projektfolyamatok minőségi kockázatát számszerűsíti.
3. Melyik állítás helyes?
| a) A kockázati tényezők különböző értékei alkotják a függő változók halmazát.
| b) A független változók halmazait idő, költség, különféle paraméterek, gazdaságossági kritériumok alkotják.
| c) Az érzékenységi vizsgálat figyelmen kívül hagyja a kockázati változók közötti esetleges összefüggéseket, függvényszerű kapcsolatokat.
4. Melyik állítás helyes?
| a) Az érzékenységelemzés hátránya, hogy az egyes kockázati tényezők hatását egymástól függetlenül kezeli.
| b) A valószínűségelemzés a kockázatok csökkentésének egyik módszere.
| c) A kockázatok megosztása a gyakorlatban nem működik.
5. Melyik állítás igaz és melyik hamis?
A kockázatok csökkentése elérhető a projektvezetési eszközök, idő-, erőforrás- és költségtervezés, projektkontroll megfelelő alkalmazásával. |
A kockázatok megosztását a projektvezető kezdeményezheti. |
A kockázatok áthárítása csak belső projektek esetében valósulhat meg. |
A kockázatok csökkentésének gyakori eszköze a kalkulációs tartalékkeretek beépítése. |