KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: I. modul: A projektmenedzsment

1. lecke: Projekt és projektmenedzsment

| Tanulási útmutató
A lecke célja a rövid történeti áttekintés után tisztázni a projekt és projektmenedzsment fogalmát, rámutatni arra, hogy a vállalatok és egyéb szervezetek életében milyen indíttatású és típusú projektek keletkeznek, valamint bemutatni, hogy miért hasznos a projektmenedzsment. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot és a jegyzet bevezető részét. Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
projekt, projektmenedzsment, folyamat, tevékenység, erőforrás, projekt ismertetőjegyek, projekt típusok, külső és belső projektek, projektciklus, kis projektek.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Olvassa el a jegyzetben a projekt fogalmának meghatározását és jegyezze meg, mint alapvető, kiindulási fogalmat! Jegyezze meg a projekt ismertetőjegyeit, elemezze azok jelentését! Legyen tisztában azzal, hogy miért alakult ki a projektmenedzsment, ehhez segítségül olvassa el a bevezetés vonatkozó részét is! (Miért van szükség projektmenedzsmentre?) Értse és elemezze a projekt háromszög jelentését, jegyezze meg a projektmenedzsment definícióját! Ismerje meg, hogy milyen projektek vannak ma, és milyen típusokba lehet azokat sorolni! Gyűjtsön példákat arra, hogy milyen típusú, jellegű projektek fordulnak elő az Ön munkahelyén! Ez lehet már megvalósult, folyamatban lévő projekt, de még jobb, ha ez Ön szerint egy jövőben megvalósítandó feladat.
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
a projekt és projektmenedzsment jelentését megfogalmazni, a projekt ismertetőjegyeit felsorolni, illetve leírni azok jelentését, megállapítani azokat a tényezőket és elvárásokat, amelyek miatt szükség van a projektmenedzsmentre, az összefüggéseket meghatározni az elsődleges projekttényezők között, megkülönböztetni jellemzőik alapján a projekttípusokat.
A lecke tananyaga
Már az ókori Egyiptomban és a középkorban is léteztek óriás projektek, még ha akkoriban senki nem hallott még a mai értelemben vett projektmenedzsmentről. Csak a 20. század közepe óta létezik ez a fogalom és csak ezután terjedtek el szélesebb körben a projekttervezési, irányítási technikák. Évtizedekkel ezelőtt a projekt kifejezést nagy kaliberű és összetett kutatásokra, fejlesztésekre használták, mint például bizonyos katonai fegyverek fejlesztése. Egyes programok szintén projektként szerveződtek, úgy, mint hajók, gátak, autópályák, finomítók építése. A modern projekt menedzsment kezdetének a Manhattan-projektet tartják, amelyben kifejlesztették az atombombát. Ahogy a projekt menedzsment eszköztára (a projekt előkészítéséhez, tervezéséhez, megvalósításához használható technikák) fejlődött, a projekt orientált felfogás elterjedt, leginkább a hadiiparban. Később építőipari cégek is úgy találták, hogy a projekt jellegű megvalósítás segítséget nyújthat kisebb létesítményeknél is, mint például raktárak, bérházak építése. Az autógyártó cégek új autótípusok fejlesztése kapcsán használták a projekt fogalmát. A közelmúltban rohamosan elterjedt a nemzetközi szervezetek körében a projekt menedzsmentnek a szolgáltatás területén való alkalmazása. A reklámkampányokat, szervezetek globális összeolvadását, és a tőkeszerzést is gyakran projektként kezelik, így a projekt menedzsment elterjedt ezen a téren is. A projekt menedzsment segítette esküvők, partik, konferenciák, választási kampányok lebonyolítását, de elterjedt a számítógépes programok fejlesztésében is.
Magyarországon is voltak jelentős projektek, mint például a budapesti földalatti létrehozása. Érdemes megemlíteni, hogy például a magyar építés történetében mikor használták először a projekt kifejezést. Ez ugyan pontosan nem ismeretes, mindenesetre a Pest-Vác vasútvonal építési tervein (1820-as évek) látható a "Bauprojekte" megjegyzés. (Lásd Nagycenk, Széchenyi Kastély egyik kiállítótermében.)
A projekt fogalma
A projekt fogalmára számtalan definíció született, ezek közül az egyik legkifejezőbb:

| A projekt olyan, egyszeri alkalommal elvégzendő komplex feladat, amelyet viszonylagos újszerűség, rögzített kezdési és befejezési időpont, időbeli ütemezés, esetenként különleges bonyolultság és interdiszciplináris feladatkitűzés jellemez. (Aggteleky, Bajna)

| Az előzőek után megfogalmazhatjuk a projekt ismertetőjegyeit:
Terjedelem (a projektben foglalt részfeladatok mértéke és száma.) Időtartam, időkorlát Egyszeriség, különlegesség (a feladat nem ismétlődik ugyanabban a formában) Komplexitás (belső és külső résztvevők száma, nehézségi fok) Jelentőség (a vállalati célokra való hatás) Kockázat (a feladat végrehajtása bizonytalansággal párosul) Költségek, költségkorlát Egyértelmű célmeghatározás Innováció, újszerűség
A projektmenedzsment
A fenti ismertetőjegyek fennállása esetén a projektfeladatok teljesítéséhez nem elegendőek a hagyományos szervezeti és vezetési megoldások, módszerek, ezért alakult ki a projektmenedzsment, amely felhasznál hagyományos eszközöket, technikákat, de rendelkezik a mai elvárásoknak megfelelő eszközrendszerrel is. Az elvárások és azok teljesítésével kapcsolatos problémák érzékeltetéséhez célszerű az úgynevezett projekt háromszögből kiindulni. Az ábrát tekintve egy konkrét projekt tehát leírható, illetve definiálható a teljesség igénye nélkül:
a célként elérendő eredménnyel, a teljesítés időtartamával a teljesítés költségkeretével
Ezek az úgynevezett elsődleges projekttényezők szoros összefüggésben vannak egymással, bármelyik változása következménnyel van a másik kettőre. Ezeket a következményeket hatásosan lehet befolyásolni olyan, a projektmenedzsmentben alapvető teljesítményekkel, mint a tervezés, szervezés, irányítás és a kontroll. A háromszög azt is illusztrálja, hogy miért nehéz a projektet megvalósítani. Ha három változóból kettőt nem rögzítenek, akkor viszonylag egyszerű helyzet adódik. Például egy termékfejlesztési projektnél valószínűleg nem okoz szakmailag gondot egy jó minőségű termék kifejlesztése, ha a fejlesztő mérnökök számára nincs, vagy laza a határidő korlát és a költségek sem rögzítettek előre, csak a cél és az erőforrások mennyisége rögzítettek.
A fent említett esetben ugyanis kényelmesen lehet várni a befolyó pénzforrásokra, és nyugodtan tesztelni a prototípusokat egészen addig, amíg a végső megoldás meg nem születik. A bökkenő ott van, hogy az ilyen megoldásokkal manapság nem működhet egy vállalkozás eredményesen.
Tehát a projekt megvalósításának egyik fő nehézségét ez az úgynevezett hármas korlát jelenti. További nehézség abból a tényből adódik, hogy a projektek nem rutinfeladatok, hanem mindegyik eltér a másiktól. Vezetési és irányítási szempontból ezért minden projekt újnak tekintendő, és bár az előzetes tapasztalatok mindig növelik a siker és a vezetők jó döntéseinek esélyét, ennek ellenére mindegyik projekt egy új kihívás. Fontos a kihívásnak eleget tenni a megfogalmazott céloknak megfelelően, mert kudarc esetén a projekt nem ismétlődik meg, vagy ha esetleg mégis, az roppant költséges megoldás.
Előzőeket összefoglalva a projektmenedzsment tehát nem más, mint a projekt folyamatok és erőforrások tervezése, irányítása és ellenőrzése, hogy a projekt megfeleljen az előzetesen meghatározott eredményeknek, az idő és költség korlátoknak.
A projektháromszög
1-1. ábra
Miért projektmenedzsment?
Már az előzőekben is utaltunk rá, hogy miért szükséges a projektmenedzsment, a továbbiakban részletesebben is tárgyaljuk azt. Projektek csaknem minden vállalatnál előfordulnak, és ezen komplex feladatok megoldásához ideális a projektszervezés, amelynek keretében ideiglenesen alkalmazott speciális szakemberek célirányosan, gyorsan megoldják az adott feladatot.
Haszon a vállalat számára: a termelés bővülése stb. minőségileg jobb eredmények gyors reakciók lehetősége a versenyben beállt változásokra Új munkakörök alakultak ki: programmenedzser, projektvezető / projektmenedzser, projektasszisztens, projektkontroller stb. Trendek intenzívebb projektmunka a vállalatoknál professzionálisabb projektmunka vállalati határokon túlnyúló, illetve nemzetközi projektek
A projektmunkának vannak előnyei a "vonalbeli" (a szokásos szervezeti keretek) munkához képest:
Egyértelmű céldefiniálás, szoros határidővel Gondos, részletes tervezés Megbízható erőforrások állnak rendelkezésre, folyamatosan (a különböző szakmai részlegekből) Egyértelmű felelősség Rugalmas, a feladatok megoldását szem előtt tartó szervezetek Biztosítják a létező erőforrások optimális foglalkoztatását A szervezeti egységeken túlnyúló szemlélet Kényszerítő jellegű siker elvárás
Milyen projektek vannak ma?
Projektek a vállalatoknál:
új termék kifejlesztése, új szervízszolgáltatás kimunkálása, ügyfél megbízásának lebonyolítása, a cég (osztály, struktúra) újraszervezése, szervezeti egység létrehozása, fúzió egy másik céggel.
Magán projekt lehet egy ház építése vagy nagyobb családi ünnep szervezése.
Utóbbiak kapcsán megjegyzendő, hogy ezek kisebb projektek, nem lehet azonosítani őket a nagyobb, bonyolultabb vállalati projektekkel és különösen nem a nagyobb infrastruktúrális és egyéb beruházási projektekkel. (Vigyázat, vannak kisebb vállalati projektek is!) Ugyanakkor a kis projektek is összetett feladatok, ezért különböznek a mindennapi, szokásos rutin feladatoktól. Hajlamosak vagyunk azt gondolni, hogy csak a nagyobb projekteknek van határidő és költség kockázata. A kisebb projektek egyenként nem bírnak "esemény" jelleggel, pedig több kisebb projekt együttesen már komolyabb költséget képviselhet, és a határidőre való megvalósítás stratégiai jelentőséggel is bírhat.
Meglepődnénk, hogy amikor egy beteget felkészítenek kórházi műtétre, az orvosi team agyröntgent, teljes DNS vizsgálatot, színvakság tesztet kérne, mielőtt eltávolítanák a vakbelet. Ezek a vizsgálatok értékesek és költségesek lehetnek, és irreálisnak tűnhetnek egy ilyen kis műtéthez. A tapasztalt orvosi team tudja, elég megvizsgálni az alapvető és fontos mutatókat, különben a műtét háromszor akkora költséget eredményezhet és négyszer annyi ideig tarthat. A projektmenedzserek gyakran hasonló problémákkal szembesülnek egy-egy projekt kapcsán. A projektmenedzsment során használt több módszer és technika "kalapácsnak" tűnik, amikor kis projekteknél alkalmazzák. Egyébként a kisebb projektek esetén ugyanazon módszereket használjuk, mint a nagyobbaknál, de nem ugyanúgy és nem ugyanannyit!
Elválasztani a kevés fontosat a sok lényegtelentől, a legfontosabb cél kis projektek esetén. Fölöslegesek, tehát kizárjuk azokat a technikákat, melyek csak a nagyobb projekteknél alkalmasak. Célszerű ezeknél alkalmazni alapvető, egyszerűbb megoldásokat - ha úgy tetszik sablonokat - amelyek megkönnyítik a projektirányítási munkát.
Projekt típusok
Kutatási: a fejlesztési cél csak nagyvonalúan definiált, több esetben fellelhető a pionír jelleg, a projektparaméterek jelentősen változhatnak.
Fejlesztési: egyértelműen definiált a fejlesztési cél, pl. új termék; piacra fejlesztett termékeknél a határidőnek kiemelt jelentősége van.
Beruházási: sokféle indítéka lehet a beruházási szándéknak, ezért többféleképpen csoportosíthatjuk ezeket.
Tervezési: a cél lehet például előtanulmányok készítése, koncepció kialakítása egy adott, nagy projekthez és/vagy a megvalósíthatóság és a gazdaságosság vizsgálata.
Szervezési: (racionalizálási) a struktúra kialakítása, újjáformálása és/vagy folyamatjavítás, átalakítás.
Rollout: (kifejezetten nagyobb vállalatoknál) a cél lehet például az egyszer már próbált felhasználásnak vagy új technikának a teljes vállalati bevezetése.
Egy átfogóbb tipizálás szerint a projekteket feloszthatjuk beruházási, kutatás-fejlesztési és szervezési (menedzsment) projektekre.
Más megközelítés alapján ismernek úgynevezett külső, belső és vegyes projekteket, attól függően, hogy zömében külső vagy belső (a projektgazda-szervezet adja az erőforrásokat) erőforrásokkal valósítják meg a projekteket.

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Válassza ki a felsoroltak közül a helyes állításokat!
| a) A projekt leegyszerűsített, nagyméretű feladat.
| b) A projekt komplex, esetenként bonyolult feladat.
| c) Tekintve, hogy a projekt nagy feladat, nincs időkorlát és költségkorlát betervezve.
| d) A projekt háromszög a projekt stabilitásának és zártságának szimbóluma.
| e) A projekt háromszög az elsődleges projekttényezők összefüggését illusztrálja.
2. Válassza ki a felsoroltak közül a helyes állításokat!
| a) A projektmenedzsment egy racionalizálási, költségcsökkentési módszer.
| b) A projektmenedzsment felhasználja a vezetési, szervezeti, kockázat-, változás-, válságmenedzsment megoldásokat.
| c) Belső projekt: a projekttulajdonosi szervezet adja a projektirányítókat, egyébként külső közreműködőket alkalmaznak.
| d) Projektmenedzsmentre szükség van, mert a hagyományos beruházásszervezési megoldások korlátot jelentenek.
3. A projekt típusokra vonatkozó állítások közül melyek igazak, és melyek hamisak?
A beruházási projektek lehetnek pl. infrastrukturális létesítmények. |
A menedzsment projekteknél a szervezet minősége, körülményei változatlanok maradnak. |
A menedzsment (szervezési) projektekben meghatározó a szellemi erőforrás. |
4. A projekt típusokra vonatkozó állítások közül melyek igazak, és melyek hamisak?
A külső projektekben nincsenek alvállalkozó közreműködők. |
A fejlesztési projekteknél legtöbbször elnagyolt a fejlesztési cél. |
A kutatási projektekben gyakran nagyvonalúan definiált a fejlesztési cél. |
5. Melyek a projekt ismertetőjegyei, válassza ki a helyes állításokat.
| a) Egyszeriség, különlegesség (a feladat nem ismétlődik ugyanabban a formában)
| b) Kockázatok, amelyek csak a beruházási projekteket terhelik.
| c) Komplexitás (belső és külső résztvevők száma, nehézségi fok)
| d) Jelentőség (a vállalati célokra való hatás)
| e) A költségkorlát igen, de az időkorlát nem jellemző.
6. Milyen jellegű projektfeladatok vannak manapság? Válassza ki a helyes állítást!
| a) Új terméket fejlesztenek ki.
| b) A szervízszolgáltatások kimunkálása nem projektfeladat.
| c) A vásárlók megbízására fejlesztenek ki új termékeket.
| d) A cég struktúrájának újraszervezése, szervezeti egység létrehozása nem projekt típusú feladat.
7. Alábbiak közül melyik nem jelent projektfeladatot? Válassza ki, melyik állítás igaz és melyik nem!
A kisebb méretű komplex feladatok. |
A rutin jellegű, mindennapi operatív feladatok. |
A magán szervezésű feladatok. |
A komplexitással nem bíró feladatok. |
8. Válassza ki, melyik állítás helyes?
| a) A projektmenedzsment módszerek összessége, amelyek elősegítik, hogy a projekt megfeleljen az előzetesen meghatározott eredményeknek, idő és költségkorlátnak.
| b) A hagyományos beruházásszervezés megfelel a 21. század körülményeinek.
| c) Külső projekt: nagyrészt belső közreműködőkkel valósul meg.
9. Válassza ki, melyik állítás helyes?
| a) A 20. század előtt nem valósítottak meg nagy projekteket.
| b) A projekt egyik ismertetőjegye az egyértelmű célmeghatározás.
| c) A menedzsment tanok terjedése miatt jött létre a projektmenedzsment.