KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: V. Modul: A projektmegvalósítás irányítása

13. lecke: A projektkontroll módszerei, sajátosságaik, alkalmazásuk

| Tanulási útmutató
A lecke célja bemutatni a projektkontroll alkalmazásának. hagyományos, és újabb területeit A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Kiegészítésképpen tanulmányozza a Projektmenedzsment jegyzet "Projektkontroll" című fejezetét! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
teljesítés-, erőforrás-, költségmonitoring, készültségi fok, létrehozott érték elemzés, ütemezési és költségeltérés.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Elemezze, hogyan mérik a tevékenységek teljesülését és a teljesítés mérésének különbözőségeit! Ismerje fel az erőforrás felhasználás elemzésének jelentőségét és ismerje meg az elemzés módját! Legyen tisztában a költségek elemzésének jellemzőivel! Fedezze fel a trendszámításban rejlő lehetőségeket! Tanulmányozza a létrehozott érték elemzés alapgondolatát, az elemzés kategóriáit és eredményeit!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
kiszámítani, meghatározni a tevékenységek készültségi fokát, figyelembe véve azok teljesülés-mérésének eltérő voltát, választ adni, miért lehet szükséges az erőforrás-felhasználás vizsgálata és hogyan történik az, megfogalmazni a költségek elemzésének sajátosságait, megállapítani a trendszámítás előnyeit a projekt ellenőrzése során, kiemelni a létrehozott érték elemzés lényegét és összehasonlítani a módszert az előbbi módszerekkel.
A lecke tananyaga
Ismét kiemelve az egyes kontroll-részterületeknek a projektkontroll hatékonysága szempontjából történő integrált kezelését, foglalkozzunk most mégis külön a projekt időbeli teljesítésének alakulása részterületével (teljesítés-monitoring), mert bizonyos esetekben (pl. a határidők betartásának kiemelt prioritása) elégséges megoldást adhat. A teljesítés időbeli alakulásának vizsgálatához a normát (bázistervi adatok) értelemszerűen maga a projekt időterve képezi. Az információk gyűjtése főképpen a következőkre vonatkozik:
A tevékenységek időbeli helyzete:
befejeződött; adatok: kezdési, befejezési időpont, időtartam folyamatban van; adatok: kezdési időpont, készültségi fok még nem kezdődött el; adatok: el kellett volna kezdeni?
A tevékenységek időbeli alakulásának fontos adata az ún. készültségi fok, amely a folyamatban lévő tevékenységek státuszát jellemzi. Ezt százalékosan adják meg, ahol 100% a tevékenység teljes készültsége, az ettől eltérő értékeket a tevékenységek naturális teljesítésének megállapítása alapján számolhatják. Egyszerűbb lenne a készültség mérése, ha a tevékenységek a tervezettnek megfelelően, időarányosan (lineárisan) teljesülnének, de ez gyakran nem így történik, ezért van szükség a tényleges, naturális teljesítés mérésére.
A teljesítés elemzések elvégzésére az ún. folyamatosan teljesülő tevékenységek által megvalósuló projektek (pl. beruházási) alkalmasak leginkább. Ezeknél a projekteknél a megvalósítási folyamat tevékenységeinek teljesülése a rájuk jellemző naturális egységekben közvetlenül mérhető. Hangsúlyozandó, hogy ez csak az egyes tevékenységekre igaz, de a projekt teljes készültség mértékének megállapítására nem. Az egyes tevékenységeken elért teljesítések mérési eredményei a célnak megfelelően szerkesztett teljesítmény-felmérési adatlapokra az aktuális mérési időpontra értelmezve kumuláltan is, és külön a tárgyi időszakra vonatkozóan is rávezethetőek. A, már meglevő tervezési adatokat és az előbbi teljesítési adatokat elemezve, azokat táblázatos formában is ábrázolhatjuk.
A táblázatra az alábbiakban láthatunk egy példát.
Havi teljesítményelemzés (Görög M. 1993)
Havi teljesítményelemzés
Projekt: Beruházó: Vállalkozó: Naptári időtartam: Projekt szerinti időtartam: Készítette:
Sor-szám | Tevékenység | Havi terv (naturális egységben és %-ban) | Havi teljesítés (naturális egységben és %-ban) | Eltérés a tervtől (naturális egységben és %-ban) | Σ készültségi fok (%.ban) | A még hátralévő mennyiség ((naturális egységben és %-ban) | A következő havi terv (naturális egységben és %-ban)
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7
1. |  |  |  |  |  |  |
2. |  |  |  |  |  |  |
3. |  |  |  |  |  |  |
. . . |  |  |  |  |  |  |
n |  |  |  |  |  |  |
13-1. táblázat
A folyamatosan teljesülő tevékenységek által megvalósuló projektekkel ellentétben az eseményszerűen teljesülő tevékenységek alapján megvalósuló projektek időbeli teljesülésének követése komplikáltabb, kevésbé megbízhatóan valósítható meg. Ezek többnyire szervezési - menedzsment projektek, illetve ilyenek lehetnek a kutatási és fejlesztési projektek egyes tevékenységcsomagjai is. Míg a folyamatosan teljesülő tevékenységek megvalósulása torzításmentesen mérhető naturális egységekben, addig az eseményszerűen teljesülő tevékenységeknél ez nem megoldható. A tevékenységek eseményszerű teljesülése azt jelenti, hogy egy tevékenység akkor tekinthető teljesítettnek, amikor az adott tevékenység záróeseménye bekövetkezett. Ez egyúttal azt is jelenti, hogy a tevékenységeket, mint befejezett folyamatot, annak befejező eseményével azonosítjuk, ez az ún. mérföldkő esemény, melynek bekövetkeztével teljesül a tevékenység, legalábbis a tevékenységek időbeli teljesülése alakulásának szempontjából. Minthogy az egyes tevékenységek teljesítése ez esetben nem fejezhető ki a tevékenységre jellemző naturális egységben, ezért valamilyen közvetett módon fejezik ki azt, hogy az egyes tevékenységek teljesítése milyen mértékben járul hozzá a projekt egészének teljesítéséhez. A teljesítés közvetett módon történő kifejezéséhez több praktikus megoldás létezik, amikor viszonyítanak például az egyes tevékenységek tervezett közvetlen költségeihez vagy az emberi erőforrások tervezett mennyiségeihez. Meg kell azonban jegyezni, hogy ezek a megoldások (a megoldások igényelte számítások) mindegyike a torzítás lehetőségét rejti magában. Megoldást jelenthet viszont a következő leckében megismerhető projektkontroll eljárásrendszer, amely alkalmazható bármely projekttípusra, illetve mindkét, a teljesülés szempontjából különböző tevékenységfajtára.
A projekt teljesítés ellenőrzésének gyakoriságát több tényező befolyásolja, ezeket mérlegelni kell a projektkontroll előzetes tervezésénél. A gyakorlatban a havonkénti ellenőrzés terjedt el, bizonyos esetekben egyes tevékenységeket (kritikus tevékenységek, hosszabb időtartamú, költséges erőforrás igényű tevékenységek) célszerű hetenként, esetleg naponta ellenőrizni. A szokásosnál sűrűbb ellenőrzés indokolt, ha az egyes kritikus tevékenységeknél lemaradás mérhető, ez veszélyezteti a projekt határidőre történő teljesítését. A költséges erőforrásokat igénylő tevékenységeknél jelentős költségmegtakarítás érhető el, ha folyamatosan ügyelnek az erőforrások hatékony felhasználására.
A kontrolljelentés részletezettsége a jelentési szinttől függ, amennyiben a felső vezetők számára készül, akkor összevontabbat, az operatív projektirányítók számára részletesebbet kell készíteni.
A projekt teljesítésének időbeli alakulásával foglalkoztunk az előbbiekben. Az időbeli alakulás figyelése, elemzése alapvető a projektkontrollhoz, de ki lehet egészíteni még a felhasznált erőforrások és költségek elemzésével, valamint a kialakult helyzet nyomán meghozandó intézkedésekkel, így válik teljessé a projektkontroll tevékenység.
Az erőforrások felhasználásának nyomon követéséhez és elemzéséhez kiindulási alap a projekt időterve és erőforrásterve. Az utóbbi tervezéséhez ma már rendelkezésre állnak a számítógépes programok, amelyek tevékenységenként és erőforrásonként is képesek szolgáltatni az erőforrás hisztogramokat, táblázatokat. Ezek segítségével vizsgálható, hogy az elért teljesítés hogyan viszonyul a felhasznált erőforrások mennyiségéhez, azaz mennyire hatékonyan történik az erőforrások igénybevétele. A megfogalmazásból is látható, hogy a vizsgálódás során támaszkodunk a teljesítés-monitoring eredményeire.
Projekt típusától függően különböző mértékű az egyes erőforrásfajták felhasználása, így például a nagy mennyiségű anyagi erőforrás felhasználás a beruházási projektekre jellemző. A költségek létrehozásának módjában is különböznek az egyes erőforrások, így az anyagok költséggé válása egyértelműen összefüggésben van a tevékenységek teljesítésével, ellenben az emberi és a gépi erőforrások költségeinek nagy része az idővel arányosan merül fel. Előbbiek miatt az erőforrás felhasználás mérésének és elemzésének elsősorban az emberi-, és gépi erőforrások felhasználására kell irányulnia, és arra, hogy a felhasználás hogyan alakul a teljesítések függvényében.
Az elemzéshez adatokra van szükségünk, az emberi erőforrások vonatkozásában napi létszámjelentésre, amelyből összeállítható a heti vagy havi munkaerő felhasználás. A tevékenységenként, vagy adott időintervallumra számított munkaerő felhasználás összehasonlítható a tervezett munkaerő szükséglettel. Ebben lehetnek segítségünkre a már említett számítógépes programok táblázatai, grafikonjai, valamint abban is, hogy ne csak egy-egy tevékenységre, hanem a projekt egészére összevontan mutassák az összehasonlítást.
A gépi erőforrások elemzésénél célszerű a nagy költségekkel járó gépek használatát legalább hetente figyelemmel kísérni, a többit elég havonta is. Hasonlóan az emberi erőforrások elemzésénél alkalmazott megoldáshoz, a gépi berendezések esetén szükséges információkat a naponta vezetett, ún. gép-üzemnapló szolgáltatja.
Ez alapján a szükséges gyakorisággal összeállítható az egyes tevékenységekre és a projekt egészére a gépi erőforrások felhasználása és ez összevethető a projekttervhez készített gépi erőforrás szükséglettel, mint bázistervvel.
A projekt költségeinek nyomon követéséhez klasszikusan a tevékenység alapú költségterv a bázisterv, mivel az alkalmazkodik a projektterv rendszeréhez. A költségek kezelése, adminisztrálása a szervezeteknél viszont a számviteli rendszer segítségével történik, amely különbözik a tevékenységekhez kötődő költségnyilvántartástól. Éppen ezért a költségek időbeli alakulásának vizsgálatához használják bázisként az időtervre alapozott projekt pénzáramlási tervének a tervezett költségek rovatát is, amit összevetnek a ténylegesen felmerülő költségek felhasználásával készített pénzáramlási terv megfelelő rovatával. Projekt menedzsment szoftverek segítségével is ki lehet mutatni az időterv egyes tevékenységeire vonatkozó költségeket, hogy aztán tényleges adatok összevethetők legyenek a tervezett költség adatokkal. Az elemzési eredmények a költségek esetében is táblázatokba, illetve grafikonokba foglalhatók.
A következőkben röviden foglalkozunk a projektkontroll egyik fontos feladatával, nevezetesen a teljesítés időtartamának (a projekt megvalósításának időtartama) és költségeinek előrejelzésével. A teljesítés, az erőforrás és költségelemzés eredménye, hogy feltárják a tervezettől való eltérést, figyelmeztetnek bennünket, hogy intézkednünk kell az eltérés megszüntetésére, mérséklésére. Ezek az elemzések, még ha összevontan (teljesítések, erőforrások, költségek együttes alakulása) is készülnek, nem adnak konkrét előrejelzéseket a teljesítés várható időtartamára, a teljesítés költségeinek várható összegére. A probléma megoldásához segítségül hívhatjuk a trendszámítási eljárásokat, amelyek elkészítésével igazodhatunk a pl. havonta ajánlott elemzésekhez.
A számítások értelmezhetők a teljesítésre, erőforrásokra, költségekre. A következő ábra egy olyan grafikont mutat, amely egy befejezett projektre vonatkozik és a projekt várható teljesítési időtartamának alakulását jelzi a trendszámítások alapján.
Teljesítési időtartam alakulásának előrejelzése (Görög M. 1993)
13-1. ábra
Az ábrából látszik, hogy a kezdeti időszakban a tényleges teljesítés elmaradt a tervezett ütemtől, ugyanezt jelzi a trendszámítások alapján várható teljesítési időtartam alakulása is, amely kezdetben jelentősen fölé emelkedett a tervezett teljesítési időtartamot jelölő vízszintes vonalnak. Ha az ábrán látható teljesítési trend folytatódna, az eredeti határidőre tervezett teljesítés biztosan nem következne be. A korrekciós intézkedések hatására egy idő után a tényleges teljesítés tervtől való elmaradása megszűnt és a rendszeres trendszámítások azt jelzik, hogy a tervezett határidő tartható. A trendszámításokat célszerű elvégezni a teljesítések időbeli alakulásán túlmenően mind a költségekre, mint pedig az erőforrások alakulására vonatkozóan, így kaphatunk átfogó képet a projekt állására, jövőjére.
Mint már említettük, az igazán hatékony projektkontroll megoldást a teljesítések, az erőforrások és költségek elemzési eredményeinek együttes figyelembevétele jelenti. A részterületek elemzési eredményeiből nem mindig vonhatók le teljesen korrekt következtetések, mert pl. adott esetben az erőforrások heterogenitásából következő, túlzottan munkaigényes elemzés megnehezíti annak vizsgálatát, hogy az elért teljesítésekkel arányosan történt-e a tervezett erőforrások felhasználása. Az erőforrások igénybevétele költségeket hoz létre, ezért a költségek alakulásán keresztül közvetve a felhasznált erőforrások mennyiségéről, illetve igénybevételük hatékonyságáról is képet kaphatunk.
Pár évtizeddel ezelőtt az USA-ban kifejlesztettek egy, a projektkontroll számára általánosan alkalmazható, azonosan értelmezhető módszert, amit létrehozott (megtermelt) érték elemzésnek neveznek. Ez az elemzés integrálja az ütemezésből, valamint költségfelhasználásból adódó eltéréseket, és költségben mutatja meg azok következményeit. A létrehozott érték (megtermelt érték) elemzés, a következő kategóriákra épül: (a nagybetűs rövidítések az angol elnevezések rövidítése)
BCWS: (Budgeted Cost of Work Scheduled) a tervezett tevékenységek tervezett költsége, BCWP: (Budgeted Cost of Work Performed) a teljesített tevékenységek tervezett költsége (létrehozott érték), ACWP: (Actual Cost of Work Performed) a teljesített tevékenységek tényleges költsége.
Az elemzés alapja a kumulált projekt "költséggörbe", amit a 9. ábrán láthatunk.
A projektet a t időperiódusban vizsgáljuk, amikor is le tudjuk olvasni a költséggörbén a tervezett költség értékét (BCWS). Ekkora összeget kellett volna elköltenünk, ha minden tervszerűen haladt volna. A valóságban általában nem ez a helyzet. A tervtől való eltérés egyrészt ún. ütemezési eltérés, másrészt ún. költségeltérés formájában jelentkezik. A BCWS és a BCWP értékek különbsége adja az ún. ütemezési eltérést (SV), amely valójában nem az ütemezés eltérése, hanem a teljesítés eltérése az ütemezéstől.
A teljesítés időtervére levonható következtetések (tervezett költségben kifejezve):
ha BCWS > BCWP → elmaradás az időtervtől, ha BCWS = BCWP → teljesítés az időterv szerint, ha BCWS < BCWP → többletteljesítés.
A költségeltérés meghatározásához szükségünk van a t időpontig ténylegesen felmerült költségek értékére. Gyakorlatilag ez a kifizetett számlák vagy a könyvelésben elszámolt költség értékét jelenti (ACWP). A teljesített tevékenységek tényleges költsége (ACWP) és a már ismert BCWP különbsége adja meg a költségeltérést (CV).
A létrehozott érték elemzés elve (Görög M. 1996)
13-2. ábra
A megtakarítás illetve a túllépés abszolút értékét a teljesítés költségeire vonatkozóan a BCWP - ACWP különbsége mutatja a teljesítés időtervénél leírtaknak megfelelően.
Beavatkozások, korrekciós intézkedések
A projektkontroll folyamata az előzőekben ismertetetteken kívül a szükséges korrekciós intézkedések meghozatalával és azok tartalmának végrehajtásával válik teljessé.
Az elemzések eredményétől függően az egyik beavatkozás lehet a projekt gyorsítása, a másik az erőforrások felhasználásának hatékonyabbá tétele. Az időtervet tekintve a gyorsítás technikailag a kritikus út rövidítését jelenti. A másik beavatkozásnál megvizsgálják az erőforrások leterheltségét, igyekszenek a folyamatos leterheltséget megteremteni, és ha van mód, növelik az erőforrások termelékenységét.
Az alábbiakban a teljesség igénye nélkül tekintsük át a beavatkozások eszközeit.
A projekt gyorsítása
a) | Biztosítsunk pénzeszközöket a következő költségek fedezésére:
többlet munkaerő, bérmunka, túlóra, pótlólagos eszközök. (munkagépek, berendezések)
b) | Változtassuk meg az időtervet a párhuzamos és átlapoló tevékenységek fokozottabb alkalmazásával, elsősorban a kritikus úton. (Vigyázat: technológiai-, szervezési kötöttségek!)
c) | Vizsgáljuk felül a tevékenység időtartamok számításának pontosságát!
d) | Tekintsük át a projekt céljait: csökkentsük a technikai célokat, kössünk minőségi kompromisszumokat, amennyiben ez lehetséges.
Az erőforrások felhasználásának átszervezése, terhelésük áttekintése
a) | Túlóra engedélyezés. Gyakori megoldás, de a költségek növekedésével jár.
b) | Erőforrások áthelyezése, túlterhelt erőforrásoknak besegítés, a más helyen dolgozó erőforrás helyettesítésének biztosítása.
c) | Tartalékidők felhasználása az erőforrás terhelés jobb elosztására, kiegyenlítésére.
d) | Állandó kommunikáció az érintettekhez, a fenti törekvések sikeres előmozdítása érdekében.
A korrekciók, beavatkozások megtervezéséhez, megtételéhez elengedhetetlenek a bizonyos gyakorisággal (havonta,) készítendő szisztematikusan kialakított jelentések. Az ilyen jelentés szerkezetére csak általános jelleggel célszerű ajánlásokat tenni, az függ a szervezet egészét érintő kontrolltevékenységtől is. Célszerű a már bemutatott táblázatokat és grafikonokat alkalmazni és szövegszerűen választ adni az alábbi kérdésekre:
Hol tart a projekt teljesítése a jelentés alapjául szolgáló felmérések és elemzések készítésekor a tevékenységek teljesítését, az erőforrás-felhasználást, a költségek alakulását illetően? Milyen körülmények fenyegetik a projekt megvalósítását vagy a projekteredmény elvárt minőségének teljesülését? Mik a célkitűzések, teendők, a következő jelentés esedékességéig? Kell-e változtatni a projekt irányítását, teljesítését végző emberekkel kapcsolatosan?

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Mely állítások helyesek a projektkontrollal kapcsolatosan?
| a) A projekt időbeli teljesítésének alakulását definiálásnak is nevezik.
| b) A projekt időbeli teljesítésének alakulását teljesítés monitoringnak is nevezik.
| c) A teljesítés időbeli alakulásának vizsgálatához a normát maga a projekt időterve képezi.
| d) A tevékenység időbeli helyzete: költségkalkulációra előkészítve.
| e) A tevékenység időbeli helyzete: folyamatban van.
2. Mely állítások helyesek a projektkontrollal kapcsolatosan?
| a) Megállapítandó a készültségi fok, amely a folyamatban lévő tevékenységek státuszát jellemzi.
| b) Egyes projekteknél tevékenységek teljesülése a rájuk jellemző individuális egységekben közvetlenül mérhető.
| c) Az eseményszerűen teljesülő tevékenységek alapján megvalósuló projektek időbeli teljesülésének követése komplikáltabb.
| d) A tevékenységek eseményszerű teljesülése azt jelenti, hogy a tevékenység akkor teljesített, amikor az adott tevékenység kezdő eseménye bekövetkezett.
3. Mely állítások igazak és melyek hamisak?
A teljesítés közvetett módon történő kifejezéséhez viszonyítanak például az egyes tevékenységek tervezett közvetlen költségeihez. |
A gyakorlatban a projekt negyed évenkénti ellenőrzése terjedt el. |
A kontrolljelentés részletezettsége mindig a projekttulajdonos igénye szerint alakul. |
Erőforrás monitoring: az elért teljesítés hogyan viszonyul a felhasznált erőforrások mennyiségéhez. |
4. Mely állítások igazak és melyek hamisak?
Tényleges felhasználást az emberi erőforrások vonatkozásában a heti tervezett létszám alapján regisztrálják. |
A gépi erőforrások tényleges felhasználásának elemzését a naponta vezetett, ún. gép-amortizációs kimutatás szolgálja. |
A költségek időbeli alakulásának vizsgálatához használják az időtervre alapozott pénzáramlási tervet, annak tervezett költségek rovatát. |
Előző pénzáramlási tervet összevetik a ténylegesen felmerülő költségek felhasználásával készített pénzáramlási terv megfelelő rovatával. |
5. Melyik állítás helyes?
| a) Az egyes ellenőrzések konkrét előrejelzéseket adnak a teljesítés várható időtartamára.
| b) Az előrejelzéshez segítségül hívhatjuk a trendszámítási eljárásokat.
| c) A trendszámításokat elvégezhetik a projekthaszon előrejelzésére is.
6. Melyik állítás helyes?
| a) A létrehozott érték elemzés integrálja az ütemezésből, valamint a költség felhasználásból adódó eltéréseket, és költségben mutatja azt meg.
| b) BCWS jelenti a tervezett tevékenységek tényleges költségét.
| c) ACWP jelenti a teljesített tevékenységek tervezett költségét.
7. Melyik állítás helyes?
| a) A létrehozott érték elemzés alapja a kumulált projekt "költséggörbe".
| b) A teljesítés eltérése az ütemezéstől, ennek értéke az ún. diszponálási eltérés.
| c) A korrekciós intézkedéseket az utóelemzési fázisban hozzák meg.
8. Mely állítások helyesek?
| a) Egyik korrekciós beavatkozás lehet a projekt gyorsítása.
| b) Egyik korrekciós beavatkozás történhet a lassítási paradoxon alapján.
| c) Korrekció lehet, amikor változtatjuk az időtervet, minőségi kompromisszumot kötünk.
| d) Nem célszerű a projekt céljaihoz hozzányúlni.
9. Melyik állítás helyes?
| a) Megoldás az erőforrások felhasználásának átszervezése, terhelésük áttekintése.
| b) Megoldás a túlterhelt erőforrások puffer munkával való ellátása.
| c) Megoldás a tartalékidők felhasználása az erőforrás terhelés jobb diverzifikálására.
| d) Megoldás fővállalkozó céggel felváltani a projekt irányítását.