KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: VI. Modul: Kis projektek menedzselése

15. lecke: A kis projektek előkészítése, tervezése

| Tanulási útmutató
A lecke célja megismertetni a kis projektek előkészítésének, tervezésének legfontosabb szempontjait, tennivalóit. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
stratégiai projekt elemek, kockázat valószínűsége, hatása, megelőző, megfékező, hatáskiváltó tevékenységek.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Értelmezze a projekt stratégiai szempontú megközelítését, a főbb stratégiai elemeket! Tudja azt, hogy mit célszerű tisztázni a kis projektek tervezéséhez! Legyen tisztában a kockázatok hatásának és valószínűségének jelentésével és a kockázatok kezelésének tevékenységeivel! Gyűjtsön példákat a projektgyakorlatból, hogy milyen speciális stratégiai elemek merültek fel!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
megfogalmazni a projekt stratégiai elemek kidolgozásának célját és hasznosságát, megállapítani a kis projektek tervezéséhez szükséges főbb tanulságokat, megkülönböztetni a kockázatok bekövetkezésének valószínűségét, a kockázatok hatásának értékelésétől, megkülönböztetni a kockázatkezelési tevékenységek szerepét.
A lecke tananyaga
Elválasztani a kevés fontosat a sok kevésbé lényegestől, a legfontosabb cél kis projektek esetén. Fölöslegesek, tehát kizárjuk azokat a technikákat, melyek csak a nagyobb projekteknél alkalmasak. Célszerű megismerkednünk alapvető, egyszerű formákkal - ha úgy tetszik sablonokkal - amelyek megkönnyítik a projektirányítási munkát.
Általánosságban lehet jellemezni a kisebb projekteket a következőkkel:
A teljes időtartamuk általában 3 - 12 hónap. A teljes összeg 5000 - 1.5 M $ (Egyesült Államok, Magyarországon kevesebb is lehet). Folyamatos kommunikáció van a csapattagok között, és nem több, mint két vagy három pénzügyi szakember tartozik a csapathoz. Inkább manuális, mint a számítógép vezérelt költségmenedzselés jellemző. A projekt menedzserek nap, mint nap együtt dolgoznak a funkcionális személyzettel és a menedzserekkel, így nincs szükség időigényes, részletes beszámolóra. A kisebb projektek könnyebben áttekinthetők, kevesebb módszert, kevesebb dokumentációt igényelnek, irányításuk általában nem jelent bonyolult feladatot.
A projekt előkészítése
A projekt megkezdése előtt két fontos lépés van:
Az első lépés minden projektnél az, hogy szánjunk időt a gondolkodásra és arra, hogy tisztább képet nyerjünk a projektről, a végeredményt szemmel tartva. Hogy miről is kell valójában gondolkodni? Például. arról, hogy amennyiben a projektnek van néhány szokatlan jellemzője, akkor ezzel mit kezdjünk?
Először gondoljuk át a projekt stratégiai elemeit. Ezek valójában egyszerű kérdések speciális témákra vonatkozóan, amiket a projekt kezdésénél fel kell tenni úgy, hogy a stratégia, amit a projekt kezelésénél alkalmazunk, felismerhető legyen. A stratégia ebben az összefüggésben egyszerűen azt a célszerű megközelítést jelenti, amit alkalmazni fogunk, amikor nekilátunk a projektnek. A feltett kérdésekre nem biztos, hogy mindig van válasz. Némelyik kérdés túl bonyolult ahhoz, hogy kezdetben válaszoljuk meg, így egy olyan rendszert célszerű létrehozni, ami összegyűjti a hasznos tudnivalókat egy későbbi, jó válaszhoz. Egy projekt szempontjából stratégiai jellegű kérdés annak idő kihatása, ennek megfelelően kérdezhetjük például az alábbiakat:
Van-e meghatározott határidő? Mennyire fix? (tényleg fix - mondjuk egy törvény változása miatt, vagy egy elhalasztott üzleti lehetőséghez kapcsolódik, vagy valaki próbára teszi a projektet) Ki fixálta le? Vannak-e közbenső határidők, amiknek meg kell felelni? Van-e fontosabb a határidőnél? (pl.: költségek) Lehetséges-e a projekt szakaszos megvalósítása?
Természetesen még számos stratégiai jelentőségű szempont van, amelyekre hasonlóképpen fel kell tenni a kérdéseket, így például a projektprofilra, a projekt gazdaságosságára, a projekt hatókörére és hátterére, az alkalmazott technológiára, a projektteam alkalmasságára, a projektmenedzsmentben jártasságra stb. vonatkozóan. Valahogyan mindent le kell jegyeznünk. Kérdezni fognak tőlünk különböző dolgokat a projekttel kapcsolatban, így mielőtt bármely projektfázis bevezetésének nekilátnánk, biztosnak kell lennünk a dolgunkban. Ez az a pont, ahol bevezethetjük a KPM (továbbiakban: kis projektek menedzselése) formanyomtatványt, az úgynevezett "definíciós" formanyomtatványt. A legtöbb esetben nem ez az egyetlen szükséges formanyomtatvány egy kisebb projektnél. Dokumentálnunk kell a projekt céljait, a projekt terjedelmét, fontosabb időadatait, a külső kapcsolódásokat, a szerepeket és felelősségeket és a projekt struktúráját.
Tervezés
Nagyon sokan képviselik az álláspontot, hogy nincs idő a tervezésre, legfeljebb készíttetnek egy vázlatos tervet, egyféle alternatívát. Ez nem szerencsés kis projektek esetében sem.
Fontos tervezés előtt a következőket tisztázni:
Mire is szolgál a terv? Milyen kifogások merülnek fel? (Úgy is mindent a fejemben tartok stb.) Hogyan állítsuk össze a tervet? (Mások segítségével, hogy elkerüljük a szakmai csőlátást) Ki segíthet? (Megrendelő, projektteam, szponzor, külső vállalkozók, szakértők) Milyen segítséget használhatunk még? (korábbi projektek, kézikönyvek) Mi kerüljön a tervbe? (A tervnek nem szabad túl részletesnek és túl vázlatosnak lenni!)
Általánosságban elmondható, hogy a kisebb projektek tervezéséhez ugyanazon módszereket használhatjuk, mint nagyobb projektek esetén, de egyszerűbb feladatot jelent a tervezésük, a könnyebb átláthatóság, kisebb terjedelem, alacsonyabb komplexitási fok stb. miatt.
Fontossága miatt kiemelten kezeljük a költségbecslést és költségvetés készítést, mint a projektterv önálló részét. A költségek figyelemmel kísérése, menedzselése lényeges szinte a projekt megvalósításának befejezéséig, hiszen a változások miatt módosulnak a költségek.
A projekt kockázatok kezelése
A projekt kezdetekor különféle kockázat felmérési módszereket alkalmazhatnak. Ezek a módszerek megpróbálják azonosítani a projektben rejlő kockázatokat még a projekt megkezdése előtt, illetve igyekeznek rávilágítani azokra a projektet körülvevő tényezőkre, amelyek a projekt sikere ellen irányulnak, és amelyek a projekt menedzsert és a szponzort arra késztetik, hogy megváltoztatassák a projekt kialakítását, ezáltal csökkentve a kockázatot. Az alábbiakban olyan, egyszerűbb kockázatmenedzsment tervezési módszert láthatunk, amely a projekt tervét veszi kiindulópontnak és igyekszik ezt a tervet felvértezni, hogy jobban tudjon bánni azokkal az akadályokkal, amelyet az élet állít a projekt elé. A kockázati terv fontos feladat, elkészíttetése a projektvezető felelőssége.
Példaként lássuk egy adott cég kiállító stand-projekt kockázatait:
a stand tervezett mérete nem egyezik a helyszínen elvárttal, a stand kialakítása nem tetszik a személyzetnek, a stand-anyagok későn érkeznek, az elszállásolás nincs megoldva, a reklámanyagok túlságosan drágák, vagy nem készültek el időben, a kulcsfontosságú személyzet nem tud jelen lenni.
Bármely kockázat két meghatározó jellegzetessége, hogy bizonyos mértékű valószínűséggel bekövetkezhet, és annak potenciális kihatása, amennyiben ténylegesen bekövetkezik.
Miután megállapítottuk a kockázati tényezőket, értékelni kell azokat, a bekövetkezési valószínűségüket és a hatásukat. A nagy valószínűségű és nagy hatású kockázatokra kell elsősorban összpontosítani. Meghatározás szerint ezek azok, amelyek valószínű, hogy megtörténnek, és problémát okoznak.
Elenyészően kevés projektben lehetne menedzselni minden kockázatot. Lehet, hogy nincs megfelelő mennyiségű pénz, idő vagy tudás ahhoz, hogy megváltoztassák a helyzetet, ezért el kell fogadni a jelen levő kockázatot, és figyelemmel kell kísérni a projekt időtartama alatt.
Nem lehet nyugodt szívvel mellőzni a közepes vagy az alacsony valószínűségű kockázatokat, mert ha "gyilkos hatással" társulnak, akkor azokkal is számolni kell. Mindenesetre először a nagy valószínűségű és nagy hatású történések kockázatainak menedzselésével kell kezdeni.
A kockázat menedzsment eljárás második lépése lehet a megelőzés, mely megpróbálja csökkenteni a kockázati esemény bekövetkezésének valószínűségét. Ezután be tudjuk építeni a projekt tervbe a megelőző tevékenységeket.
Például a kiállító stand projekt esetében csökkenteni tudjuk annak a valószínűségét, hogy a kiállítási stand anyagok későn érkeznek, amennyiben szabványos kellékeket használunk az ellátónk katalógusából, továbbá értesítjük a szállítót a rövid határidőről, vagy tavalyi anyagokat használunk fel stb. Bizonyos, hogy a megelőző tevékenységeket véghez kell vinni, ezért valószínűleg megemelik a projekt költségét. Gyakran az a kellemetlen helyzet állhat fenn, hogy - függetlenül a beillesztett tevékenységek mennyiségétől- lehetetlen lesz a kockázat valószínűségét nullára csökkenteni.
A kockázatmenedzsment eljárás harmadik lépésében feltételezzük, hogy a kockázat mégis bekövetkezik, ekkor fel kell tenni a következő kérdést: "Minek kellene rendelkezésre állni, mit kellene tenni ahhoz, hogy csökkenjenek a kockázat következményei?" A megoldás lehet, hogy egy tevékenység - sorozat lesz, amelyet véghez kell vinni. Ezeket hívják megfékezési tevékenységnek. Reméljük, hogy ezekre a tervezett tevékenységekre sohasem lesz szükségünk, azonban célszerű kipróbálni őket, hátha mégis fel kell majd használni! Visszatérve a példánkhoz: lehet, hogy most jött el az ideje, hogy a pincéből elővegyük a tavalyi stand anyagát, megvizsgáljuk állapotát, még mielőtt arra kerülne a sor, hogy felhasználjuk őket.
Segítségül lehetnek még olyan hatáskiváltó cselekvések, mint pl. a terv megbeszélése, egy minőségi ellenőrzés vagy egy bizonyos dolog tesztje. A kockázatkezelésben is igaz lehet a régi mondás: "Kis adag megelőzés nagy adag gyógyszerrel ér fel".

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
| a) Elválasztani a kevés fontosat a sok, kevésbé lényegestől, ez a cél a kis projekteknél.
| b) Nem, vagy egyszerűbben alkalmazzák azokat a technikákat, melyek a nagyobb projekteknél használatosak.
| c) A kisebb projekteket jellemzi: nem szükséges a kommunikáció.
| d) A kisebb projekteket jellemzi: a számítógép vezérelt költségmenedzselés a jellemző.
2. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
| a) A projektmenedzserek nap, mint nap együtt dolgoznak a funkcionális szakemberekkel.
| b) A kisebb projektek könnyebben áttekinthetők, kevesebb módszert, kevesebb dokumentációt igényelnek.
| c) Először célszerű átgondolni a teljesítésstratégia szerződéses elemeit.
| d) Felteendő kérdés: kit kell megbízni a megvalósíthatósági tanulmány készítésével.
3. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
Célszerű rögzíteni a határidőt, költségeket, a projekt speciális adottságait. |
Fel kell tenni a kérdéseket, így például a projekt marketing-profiljára. |
Fel kell tenni a kérdéseket, így például a projekt gazdaságosságára vonatkozóan. |
4. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
Dokumentálni kell a projekt céljait, a stratégiai kérdésekre adott válaszokat. |
Dokumentálni kell a projekt külső kapcsolódásait, a szerepeket és felelősségeket. |
A tervezést minden szakember fontosnak tartja. |
Tisztázni kell a generáltervező javadalmazását. |
5. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
| a) A költségek figyelemmel kísérése, menedzselése befejeződik az odaítélési fázissal.
| b) Költségkalkulációt csak költségszakértő készíthet a beruházási kódex szerint.
| c) Bármely kockázat két meghatározó jellegzetessége a bekövetkezés valószínűsége és potenciális kihatása.
6. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
| a) Fontos a megelőzés, mely megpróbálja csökkenteni a kockázati esemény bekövetkezésének valószínűségét.
| b) A bekövetkező kockázat csökkentése: tevékenységek, amelyekkel gyorsítjuk a hatáskiváltó cselekvéseket.
| c) A bekövetkező kockázat csökkentése: skála interdependenciák alkalmazása.
7. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
| a) A tervegyeztetés, minőségi ellenőrzés szolgálhat, mint hatáskiváltó tevékenység.
| b) A kockázatok csökkentése a kibernetikai szabályozó tevékenységekkel történhet.
| c) Hatáskiváltó tevékenység: a kockázatok prioritásának tisztázása.