KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: IV. modul: A projekttervezés

9. lecke: A tervezés szemlélete

| Tanulási útmutató
A lecke célja rámutatni a projekttervezés sajátosságaira, amelyek megnyilvánulhatnak annak céljában, tartalmában, időbeliségében, részletességében, és a tervek elkészítésében érdekelt szervezetekben. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
Idő-, költségterv, Tervezési piramis.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Legyen tisztában a projekttervezés céljával, tartalmával és annak sajátosságaival (mikor, mit, milyen részletesen stb.)! Elemezze a projekt idő-, költség- és erőforrás-szükségletét, ezek összefüggését integrált szemléletű megközelítéssel!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
a projekttervezést egységesen, ugyanakkor szelektíven értelmezni, tekintettel annak sajátosságaira, a projektterv főbb tényezőinek összefüggését integráltan megközelíteni és meghatározni.
A lecke tananyaga
Mindenek előtt tisztázni kell a projekttervezés tartalmi és időbeli vonatkozásait! Ebben a fejezetben fókuszálunk arra a projekttervre, amely elsősorban a projekt irányítói számára szükséges és az elsődleges projektcélok megvalósításához kapcsolódik, vagyis a projekt idő- és költségtervére. Ettől a tervtől külön kell választani azokat az általában szakmai és egyéb terveket, amelyeket a projekt különböző fázisaiban készítenek és a projekt kialakítását, vagy megvalósítását szolgálják. Ezek között is vannak olyan tervezési folyamatok, amelyek inkább a projekttulajdonos szervezet hatáskörébe tartoznak vagy igénylik annak közreműködését. Ezek leginkább a projekt kialakításához szükséges tervek, mint például funkció-cél-, eszközstruktúra, megvalósíthatósági tanulmány, tenderdokumentáció stb. Elsősorban a projekt megvalósítását szolgáló tervek igénylik többnyire a tervezésre szakosodott cégek közreműködését. Itt a projektvezetésnek arra kell koncentrálnia, hogy ezek a tervek megfelelő időben és minőségben álljanak rendelkezésre a felhasználóik számára.
A fenti, tartalmi vonatkozásokon túl hangsúlyozni kell az időbeli vonatkozásokat is, így azt, hogy a tervezés átfogja, átszövi a projektfázisokat, kivéve bizonyos értelemben az utóelemzési fázist. Az egyes tervezési folyamatok szorosan kapcsolódnak adott fázisokhoz, ezeket tárgyaljuk is az egyes fázisok ismertetése során. A projektben történnek változtatások, módosítások részben már az előkészítés során, illetve többnyire a megvalósítás közben. Ilyenkor a változtatás tartalmának megfelelően elkészítik a szakmai tervet, annak költség-, intézkedési stb. vonzatával együtt. Tehát a tervezés nem zárul le a teljesítési fázisban, hanem csak annak vége felé, éppen az előbb említett változtatások miatt.
Ha a tervek részletességét vizsgáljuk, akkor az szimbolizálható az úgynevezett tervezési piramissal (Aggteleky - Bajna 1995), melynek csúcsán ábrázolják a projektötletet, alatta a céltervezéssel, ezt követi a koncepcionális (előkészítő) tervezés és utána készítik el az egyre részletesebb terveket, mint az engedélyezési terv, a kiviteli tervek, illetve a közreműködő vállalkozók által készített részlettervek (csomóponti tervek). Tehát a tervezési folyamat eredményeként először a kevés rendelkezésre álló adatnak és a terv jellegének megfelelően vázlatos tervek készülnek, az idő előre haladtával "szélesedik a piramis", ami összhangban van az egyre részletesebb tervek keletkezésével. Természetesen a részletesebb tervek készítése a koncepcionális terveken, a megfelelő mennyiségű, minőségű adaton és megbízói döntéseken alapul.
Emlékeztetnénk az első fejezetben említett projekt háromszögre, amelynek a csúcsain a sikeres projektmegvalósítást döntően befolyásoló tényezőket, az időt, költséget, teljesítést (eredmények) tüntettük fel. Az időbeli tervezés különösen fontos, rendszerint időkorláttal kell számolni a projektek megvalósításánál. A projekt átadásának időbeli csúszása esetén a késés több szempontból is kedvezőtlen lehet a projekttulajdonosnak. Amennyiben egy szervezet erőforrásait a projekt a tervezett határidőn túl is igénybe veszi, az veszélyezteti a szervezet későbbi projektjeinek időben történő megvalósítását. A projektet a rendelkezésre bocsátott költségkeretek túllépése nélkül kell, kellene megvalósítani. Termék gyártását, szolgáltatását célul kitűző projektek esetében, - amennyiben a munkát a rendelkezésre álló költségkeretből nem lehet befejezni - az a profitot és a beruházott tőke elvárt megtérülését csökkenti.
Vannak olyan projektek is, ahol nincs közvetlen profitmotívum, így például a belső menedzsment-projektek, a tisztán tudományos kutatás, szociális célú, közpénzekből finanszírozott projektek esetében. A közvetlen profitmotívum hiánya ellenére ezeknél a projekteknél is erőteljesen szem előtt kell tartani a költségvetési korlátokat és a pénzügyek kezelését.
A létrehozandó projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása a funkció-cél struktúra segítségével, valamint az arra épülő eszközstruktúra kialakítása lehetővé teszi a projekt elsődleges céljainak - az időtartamnak és a költségkeretnek - a tervezését. (Görög M. 2003) A projektfolyamatban már a megvalósíthatósági tanulmányban megjelenhet egy vázlatos idő- és költségterv (továbbiakban: projektterv) becsült adatokkal. A tervezés egyre részletesebbé válásával lehetővé válik a projektterv pontosítása, részletezése. Összetettebb belső projekteknél a létrehozott projektszervezet, kisebb projekteknél a projektteam, projektmenedzser készíti el ezeket a terveket. Külső projektek esetében az ajánlatot benyújtó vállalkozók végzik el a tervezést, amely terv tárgyalási alapot képez a végleges projektterv elkészítéséhez. A "végleges" terv persze módosulhat kisebb-nagyobb mértékben a projektteljesítés során eldöntött változtatásoknak megfelelően. Olyan külső projektnél, ahol több vállalkozó teljesítésére alapoznak (tradicionális szerződéstípus), szerencsésebb, ha a projekt irányításával megbízottak készítik, illetve koordinálják a projekttervet.
Integrált idő-, költség-, erőforrás- és minőségmenedzsment
A tervezési és/vagy megvalósítási folyamatok tervezése, ellenőrzése és irányítása nagy, komplex projekteknél csak akkor lehet eredményes, ha az a projektcél összetevőit - idő, költség, erőforrás és minőség - is magába foglalja. Rendszerint azonban minden összetevő nem választható vagy határozható meg szabadon, mert egyet vagy többet először sürgetőbbnek találnak, vagy pedig értékelési sorrendet adnak meg egyéni elképzelés szerint. (Rösel W.1994) Leggyakoribb eset az, amikor egy projekt hasznosítási követelményei alapján megadják a tervezett minőségi elvárásokat. Ebből alakulnak ki a költséggel kapcsolatos elképzelések, majd az időbeli dimenziók és végül, hogy milyen és mennyi munkát kell befektetni a projektcél megvalósíthatóságához. A különböző összetevők közül rendszerint a minőségnek tulajdonítanak kiemelt jelentőséget. A költség a második helyre kerül, tehát már kisebb jelentőséggel bír. Az idő faktornak először nem tulajdonítanak különösebb jelentőséget, és az erőforrások tervezésének tulajdonítják a legkisebb jelentőséget. A tervezés folyamán és a megvalósítás során megváltozik az egyes elemek jelentősége, főleg amiatt, hogy ezek egymást kölcsönösen befolyásolják. A projekt folyamatban egyre csökken a minőség jelentősége és csak a projekt végén értékelődik fel. A költségek a folyamat végén végleg az első helyre kerülnek, míg az idő, amely kezdetben csak kisebb jelentőségű volt, egyre fontosabbá válik, de a folyamat végén ismét utolsó helyre sorolódik. Így jellemezhető az erőforrások jelentősége is, a kezdeti alacsony szintről, a kivitelezés fázisában éri el a legmagasabb szintet.
A legharmonikusabb állapotot röviddel a kivitelezés megkezdése előtt éri el projekt. Ez az időpont, amikor a terv nagyjából a végleges formáját eléri, kész a költségvetés, a minőségi elvárások a lehetőség szerint szelídültek és az erőforrások is meghatározottak. A rövid időtartamú harmónia után megkezdődik az egyes elemek egymásra való hatása, amelyek a kivitelezés fázisában még jobban felerősödnek. Így áldozatul eshet a minőségi standard, hogy a költségeket tartani tudják és/vagy megváltoztatják (növelik) az erőforrások szintjét, hogy a tervezett idő betartható legyen, a minőségi javítások idő hiányában elmaradnak. Röviden összefoglalva, zavaró tényezők sora léphet fel, amelyeket a projektmenedzsernek kell uralnia.
A projekt irányítóinak mind a négy összetevőre figyelnie kell, mivel mindegyik összetevő befolyásolja a projekteredményt, ennek figyelembe vételével kell szemlélni, korrigálni az előzőekben megismert gondolatmenetet. Mivel a négy komponens mindegyike állandóan befolyásolja a másikat, így ha az egyik negatívan alakul, maga után vonhatja a többi negatív irányú változását is. Éppen ezért komplex, bonyolult projekteknél ajánlatos bizonyos cselekvési minta (pl. kibernetikai szabályozókörök) szerint eljárni a projekt ellenőrzése és ezek kiértékelése során.
A projektterv készítése során figyelembe kell venni, hogy az összetevők fentebb említett szoros összefüggése miatt, nem célszerű egymástól függetlenül tervezni azokat, mert például a projekt időtartamának és költségeinek tervezése nem végezhető el az erőforrások figyelmen kívül hagyásával. A projektfolyamat egyes tevékenységeinek, így a projektfolyamat egészének időtartama ugyanis nem csak annak függvénye, hogy mennyi a bennük foglalt munka mennyisége, hanem attól is, hogy mennyi és milyen teljesítőképességű erőforrást tudunk alkalmazni a projekt folyamán. (Görög M. 2003) Ugyanakkor a költségek egyrészt az erőforrások használatának arányában, másrészt pedig - függetlenül azok kihasználtságától - az erőforrások lekötésének időtartamával arányosan keletkeznek. A minőség és a költségek összefüggéséről már esett szó.

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Mely állítások a helyesek?
| a) Többfajta terv létezik, így a projektirányítók által használt idő-, erőforrásterv is.
| b) A projekttulajdonos hatáskörébe utalható terv: funkció-, cél-, eszközstruktúra.
| c) A projekttulajdonos hatáskörébe utalható terv: az üzembe helyezési terv.
| d) A tenderterv a teljesítési fázisban készül el.
| e) A tervezési piramis elmélet a tradicionális szerződésű projektekben érvényesülhet.
2. Mely állítások a helyesek?
| a) A megvalósíthatósági tanulmányban megjelenhet egy vázlatos idő- és költségterv.
| b) A projekt hasznosítási követelményei alapján megadják a tervezett minőségi elvárásokat.
| c) A minőségi elvárások alapján speciális költségvetést készítenek.
| d) A projekt kezdetén az időfaktornak kiemelt a szerepe.
3. Melyik állítás igaz és melyik hamis?
A projekt kialakítása során a minőség az első helyre kerül. |
A projekt befejezésekor az idő az első helyre kerül. |
Az erőforrások jelentősége a kezdeti alacsony szintről a kivitelezés fázisában éri el a legmagasabb szintet. |
Inkább a projekt terjedelmét csökkentik, minthogy a minőség csorbát szenvedjen. |
4. Melyik állítás helyes?
| a) Komplex, bonyolult projektek irányítása célszerű a kibernetikai szabályozókörökkel.
| b) Az erőforrás-tervezés független az időtervezéstől.
| c) Az erőforrás szükségletet a technológia nem befolyásolja.
5. Melyik állítás helyes?
| a) A költségeket nem befolyásolja a tevékenységek időtartama.
| b) A költségeket befolyásolja a tevékenységek időtartama.
| c) Az integrált idő-, erőforrás és költségtervezés megvalósítása nem lehetséges.