KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: V. Modul: A projektmegvalósítás irányítása

14. lecke: A projektirányítás szervezeti formái

| Tanulási útmutató
A lecke célja a projekt megvalósításában komoly szerepet játszó, lényegében irányítási feladatokat ellátó, különféle projektszervezetek ismertetése. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
közvetlen felügyelet, koordinációs mechanizmus, közös egyeztetés,
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Elemezze a szervezeti struktúra alapelveit, a koordinációs mechanizmusokat! Ismerje meg a szervezet egésze szintjén alkalmazott, alapvető szervezeti megoldásokat! Legyen tisztában ezen szervezeti megoldások előnyeivel és hátrányaival! Gyűjtsön példákat környezetében, a szervezeti megoldásokra!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
megkülönböztetni a koordinációs mechanizmusokat, összevetni és megkülönböztetni az alapvető szervezeti megoldásokat, összevetni a megismert szervezeti megoldásokat a vállalatánál megvalósított projekteknél alkalmazott megoldásokkal és kiemelni ezek sajátosságait.
A lecke tananyaga
Minden projekt esetében vannak olyan jellegzetességek, amitől a projektet bizonyos értelemben egyszerinek és egyedinek lehet nevezni. Hasonlóképpen egyszeri és egyedi a projektet teljesítő szervezet is, ilyen értelemben a projekt szervezet megszűnhet a projekt befejezésével, de ha nem is szűnik meg, a következő projekt teljesítése során már nem ugyanazzal a projektszervezettel számolhatunk. Fenti körülmények miatt a projektmenedzsment tudományának olyan szervezettervezési alapelveket kell szolgáltatnia, amelyek támpontot adnak az alkalmazóknak a projekt teljesítés változó körülményeihez alkalmazkodni képes szervezeti formák gyakorlati kialakításához. Meg kell jegyezni, hogy nincs minden esetre üdvözítő szervezeti forma, a vezérelv, hogy adott körülményeknek megfelelő formát kell kialakítani. Egy adott szervezet a munkamegosztás jegyében működik, ezért annak tagjai a munkafolyamatok egy-egy tevékenységét teljesítik, és ez által közöttük különféle elkülönültségek jönnek létre. Az elkülönültség értelmezhető a tevékenység elvégzésének helyszínét és idejét illetően, továbbá a szervezethez tartozók szakképzettsége szerint is. Az elkülönültségek veszélyeztetik a szervezet működését, amennyiben nem teremtődik meg a szükséges mértékű koordináció, a hatáskörök kialakítása a hozzátartozó felelősséggel. Az ún. koordinációs mechanizmus egyik módja a közvetlen felügyelet, amelynek során a vállalkozói szervezet vezetője a hatásköre alapján utasítások formájában irányítja a szervezet tagjainak tevékenységét, akik egyeztetnek a hatáskörben föléjük rendelt vezetővel a feladatok teljesítése érdekében. Erre a koordinációra jellemző a függőleges tagozódású kapcsolatrendszer.
A koordináció másik módja a közös egyeztetés, amikor a feladat teljesítésében résztvevők egymás közt egyeztetnek a teljesítés mikéntjét illetően. Az így kialakult kapcsolatrendszert mondják horizontális irányúnak. A szervezet által alkalmazott koordinációs mód függ a már kialakult gyakorlattól, de hatékonyabb lehetne, ha a munkafolyamat elemei kölcsönös összefüggéseinek és bizonytalanságainak megfelelően alakulna. Amennyiben az említett kölcsönös összefüggések alacsony komplexitást mutatnak és a munkafolyamatot gyenge karakterű bizonytalanságok jellemzik, akkor a folyamat jól standardizálható, aminek következtében hatékonyan koordinálható közvetlen felügyelettel. Ellenkező esetben (erősebb komplexitás, erős bizonytalanságok) a folyamat nem vagy nehezen standardizálható, tehát itt a közös egyeztetés kerül előtérbe.
Más tantárgyak kapcsán már ismertek például a lineáris-funkcionális, mátrix szervezeti struktúrák. A lineáris-funkcionális szervezeti struktúrák a koordinációban a közvetlen felügyeletre építenek, mivel a struktúrára jellemző a több irányítási szint, az egy vezetőhöz tartozó több beosztott. A mátrix struktúra laposabb piramisára nem az előbbiek jellemzők, ezért leginkább a közös egyeztetésen alapuló koordinációt alkalmazzák. Kivételt jelent a fentiektől a kis, néhány főt foglalkoztató szervezet, ahol az előbbi értelmezés szerint a folyamatok jól standardizálhatók, mégis hatékonyabb a közös egyeztetésen alapuló koordináció.
Szervezeti formák a projektteljesítési folyamatban
A projektirányításban alkalmazott szervezeti formák kérdéskörét vizsgálhatjuk a projekt szintjén, valamint a szervezet egésze szintjén is. A szervezet egésze szintjén értelmezve három, alapvetőnek mondható szervezeti megoldásról beszélhetünk:
a lineáris-funkcionális szervezetre épített projektirányítás, a mátrix szervezetben történő projektirányítás, a projektre orientált szervezetre épített projektirányítás.
A lineáris-funkcionális szervezetre épített projektirányításban a megvalósítandó tevékenységeket az egyes funkcionális szervezeti egységek végzik el, mely egységek irányításához a projektmenedzsernek nincs hatásköre, inkább a koordinátor szerepét tölti be a funkcionális egységek között, valamint kapcsolatot tart a felső vezetőkkel. Feladata még a projekt ellenőrzése (projektkontroll) és a döntések előkészítése a felső vezetők számára. Nehézséget jelent, hogy a felelőssége lényegesen meghaladja a hatáskörét, így nem igazán tud megfelelni ennek a felelősségnek. Az alábbi ábra mutatja a fenti projektirányítási formát.
Projektirányítás lineáris- funkcionális szervezetben (Görög M. 1993)
14-1. ábra
A mátrix szervezetben történő projektirányítás a megosztott hatáskörök elvére épül. A projekt tevékenységeit a funkcionális szervezeti egységek teljesítik, a projektmenedzser részleges hatáskörrel rendelkezik a teljesítési folyamat fölött. Másképpen fogalmazva a projektmenedzser dönt a mit és mikor jellegű kérdésekben, a hogyan jellegű döntéseket a funkcionális vezetők hozzák meg. A mátrix szervezet hátránya a megosztott hatáskörök miatti bizonytalanság, előnye a szervezeti egységeket és projektmenedzsert összetartó közös felelősség, egymásra utaltság.
Projektirányítás mátrix szervezeti struktúrában (Görög M.1996)
14-2. ábra
A projektre orientált szervezeti struktúrában adva van egy külön szervezeti egység a szükséges szakmai kapacitással, ahol a projektmenedzser elegendő hatáskörrel rendelkezik a szervezet tagjai felett. A szervezeti egység változik szakmai összetételében és létszámában, ha a projekt aktuális tevékenységei ezt kívánják. A projektmenedzser felelőssége és hatásköre összhangban van, és kiterjed a projekt komplett teljesítésére is.
Ezek a szervezeti megoldások nem feltétlenül a maguk tiszta formájában fordulnak elő, természetesen lehetnek ún. vegyes megoldások, amelyek adott esetben szintén jónak bizonyulhatnak.
A szervezeti formák közötti választás lehetősége természetesen csak akkor adott, ha a szervezet maga rendelkezik legalább a feltétlenül szükséges tevékenységek végrehajtásához a megfelelő funkcionális szervezeti egységekkel. Kisebb szervezetek vagy a költségvetési szervezetek többnyire nem rendelkeznek minden nélkülözhetetlen funkcionális egységgel. Ilyen esetben gyakorlatilag a projektre orientált szervezeti forma az egyetlen reális lehetőség.

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Mely állítások helyesek a projektszervezetekkel kapcsolatosan?
| a) A koordinációs mechanizmus egyik módja a közvetett felügyelet, másik módja a szelektált egyeztetés.
| b) A projektirányításban alkalmazott szervezeti formákat vizsgálhatjuk a projekt szintjén, valamint a szervezet egésze szintjén is.
| c) A lineáris-funkcionális szervezetre épített projektirányításban (LFSZP) a tevékenységeket az egyes funkcionális szervezeti egységek végzik el.
| d) Az LFSZP-ban a projektmenedzsernek erős a hatásköre, inkább a projektigazgató szerepét tölti, illetve kapcsolatot tart a felső vezetéssel.
2. Mely állítások helyesek a projektszervezetekkel kapcsolatosan?
| a) A mátrix szervezetben történő projektirányítás (MSZP) a megosztott hatáskörök elvére épül.
| b) A MSZP-ben a projekt tevékenységeit a funkcionális szervezeti egységek teljesítik.
| c) A MSZP-ben a projektmenedzser dönt a hogyan jellegű kérdésekben.
| d) A projektre orientált szervezeti struktúrában adva van egy diszponált szervezeti egység.
3. Melyik állítás helyes?
| a) A projektre orientált szervezeti struktúrában a projektmenedzser kevés hatáskörrel rendelkezik a szervezet tagjai felett.
| b) A szervezeti megoldások nem feltétlenül a maguk tiszta formájában fordulnak elő, lehetnek ún. vegyes megoldások.
| c) A szervezeti formák közötti választás lehetősége csak akkor adott, ha a szervezet bérel magának megfelelő funkcionális szervezeti egységet.
4. Melyik állítás helyes?
| a) Ha egy szervezetnél nincs megfelelő funkcionális egység, akkor a projektre orientált szervezeti forma a reális lehetőség.
| b) Lehetséges szervezeti forma: cost center típusú szervezeti felállás.
| c) Lehetséges szervezeti forma: a stáb funkcióra épülő szervezet.
5. Melyik állítás helyes?
| a) A hibrid szervezetre a koordináció alacsony foka a jellemző.
| b) A projekttulajdonosok jól teszik, ha a projektszervezetüket a meglévő vállalati szervezethez illeszkedően alakítják.
| c) Kutatási projekteknél csak a hibrid projektszervezet az elfogadható.