KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: II. modul: A projekt kialakítása

4. lecke: A projekteredmény tartalmi, terjedelmi behatárolása

| Tanulási útmutató
A lecke célja a megfelelő pontosságú projekteredmény meghatározásához szükséges eszközök bemutatása. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot, illetve a Projektmenedzsment jegyzet "A projekt kialakítása" fejezetből a "Funkcióstruktúra és a funkcióhordozók struktúrája", valamint a "Egy projekt kialakításának vázlatos dokumentációja" részfejezeteket! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
funkció-cél struktúra, funkcióhordozó (eszköz) struktúra
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Ismerje fel, hogy miért célszerű pontosan meghatározni a projekt tartalmi és terjedelmi határait! Legyen tisztában a projekteredmény behatárolásának eszközeivel és azok differenciált alkalmazásával! Tanulmányozza és elemezze a jegyzetekben látható struktúra ábrákat! Próbálja meg elkészíteni az Ön által ismert projekt funkció-cél struktúráját!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
megállapítani a projekt tartalmi-, terjedelmi behatárolásának indokát, hozzárendelni adott jellegű projekthez az eszközt, amivel behatárolja a projektet, megkülönböztetni a projekt funkcióit a funkcióhordozóktól (eszközöktől), valamint megállapítani, hogy milyen típusú struktúra (cél-eszköz, funkció-cél) illeszkedik adott projekt jellegéhez.
A lecke tananyaga
Az előzőekben már utaltunk a projektcélok tárgyalásánál arra, hogy a célok részben rámutatnak az elvárt projekteredményekre és a projektjavaslatban (vagy a megvalósíthatósági tanulmányban) célszerű, külön foglalkozni a projekteredmény tartalmi és terjedelmi behatárolásával. De miért is tegyük ezt? A projektciklus projektkialakítási fázisában nem megfelelő pontossággal megfogalmazott projekteredmény a projekttulajdonosi szervezet várakozásaitól eltérő projekteredményhez vezethet a teljesítési fázisban. Az itt elkövetett hibák bizonytalanná teszik a projektben foglalt munkatartalmat, így nagy valószínűséggel a teljesítés idő- és költségtervei sem lesznek megbízhatóak, valamint a hibák tovagyűrűznek a projektfolyamat további lépéseihez. Az így kialakult helyzet a projekttulajdonos és a projektben érdekeltek elégedetlenségét eredményezheti, mert a projekteredmény nem az elvárásaiknak megfelelően alakul. (Görög M. 2003)
A projekteredmény behatárolásának egyik legjobb eszköze a funkció-cél struktúra kidolgozása, de vannak más eszközök is. Bizonyos projekteknél az eredmény behatárolása adódik, így valamilyen termék (szolgáltatás) nyújtására alkalmas létesítményben például a rögzített technológia felhasználásán alapul a projekteredmény, még a minőségi elvárásokat tekintve is. Itt a projekteredmény behatárolása leginkább a technológiát működtető eszközstruktúrára (épület, berendezések, gépek, csővezetékek stb.) koncentrál.
A projekteredmény tartalmi-terjedelmi behatárolása valójában nem más, mint az elvárt projekteredmény képességeinek megfogalmazása, vagyis hogy mire legyen képes a létrehozandó projekteredmény. (Görög M. 2003) Ezek a képességek lehetnek:
az elvárt projekteredmény operatív működési folyamatain alapuló funkcionális képesség, így például a folyami híd projekt meghatározott teherhordó képessége, az elvárt projekteredmény nem operatív működésén alapuló érvényesülési funkcionális képesség, mint például a folyami híd környezethez illeszkedése, esztétikája
A funkcionális képességekhez hozzárendelhetünk méretjellemzőket, kapacitási adatokat (híd teherbírási adatai, épület esetén a funkció-tér programban vázolt méretek), sőt a funkcióellátás minőségi elvárásait is (a híd felületi burkolatának kopásállósága). A projekteredmény funkcionális képességei grafikusan is ábrázolhatók a funkció-cél struktúra segítségével.
Az alábbiakban egy példa látható (a teljesség igénye nélkül) adott projekthez (folyami híd) kapcsolódó igények és funkció-cél struktúra meghatározásáról.
Igények:
közlekedés biztosítása a folyó két átellenes partja között, közúti és gyalogos közlekedés biztosítása, környezetbe illeszkedés, süllyedésre csekély érzékenység, kellő teherbírás, kevés élőmunka felhasználás, egyszerű karbantartás, hajózó út biztosítása, pontos illeszkedés a kapcsolódó utakhoz, rövid építési időtartam, költségtakarékos megoldás, biztonságra törekvő kialakítás.
Funkció-cél struktúra
4-1. ábra
A funkcióstruktúra egy hierarchikusan felépülő rendszer, mely hierarchia csúcsán a célként megfogalmazott projekteredmény egésze található. (Lásd 4-1. ábrát!) Ez alatti szinten vannak az összefoglaló jellegű funkciócsoportok. A funkciócsoportot speciális szempontok alapján létrejött alfunkciók alkotják, ezek tovább bonthatók elemi funkciók szintjéig. A funkcióhordozó lehet a projekteredmény minden olyan eleme (épületek, berendezések, szoftver stb.), amelynek felhasználásával egy funkció (vagy annak egy eleme) működésbe hozható és tartható.
Ilyen pl. az autóbusz pályaudvar esetében a fejépület, az épületen belüli részegységek (irodák, pénztár, váróterem stb.), ezek működtetéséhez szükséges eszközök (telefon, számítógép stb.), vagy az épületen kívüli buszparkoló és beálló helyek. Tehát a funkcióhordozók struktúrájának segítségével választ adunk arra, hogy a különböző funkciók milyen eszközökön keresztül hozhatók és tarthatók működésben. Ez azért fontos, mert a projekt teljesítése során nem az ellátandó funkciókat valósítjuk meg, hanem a funkciók ellátását biztosító eszközöket hozzuk létre az előzetesen tervezett elemek funkcióképes kombinációjával.
Bizonyos projektek (pl. konferencia) esetén a projekteredmény nem kézzelfogható (nem jelenik meg tárgyi formában), ezért ilyen esetben célszerű funkcióstruktúra helyett célstruktúrát, illetve funkcióhordozók struktúrája helyett a projektcélok elérését biztosító eszközök struktúráját kidolgozni. (lásd PM jegyzet) Felépítését tekintve a célstruktúra megegyezik a funkcióstruktúrával, a projektcélok elérését biztosító eszközök struktúrája pedig a funkcióhordozók struktúrájával

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Válassza ki a helyes állításokat!
| a) A projekt eredményeinek tekinthető, ha az ellát működési, szolgáltatási stb. funkciókat.
| b) A projekt terjedelmi és tartalmi behatárolása megalapozza az elvárt eredmények teljesülését.
| c) A funkcióstruktúra egy kibernetikai elven felépülő rendszer.
| d) Az, hogy egy létesítmény milyen funkciókat szolgáltat, csak a tervezőre tartozik.
2. Válassza ki a helyes állítást!
| a) A funkcióstruktúra elemzése lehetővé teszi a projektvariánsok optimum kritériumának kialakítását.
| b) Nem az ellátandó funkciókat valósítjuk meg, hanem azok ellátását biztosító eszközöket (funkcióhordozókat).
| c) A célstruktúra és eszközstruktúra csak beruházási projekteknél használatos.
| d) A fenti struktúrák előkészítik a projekt sikeres üzemeltetését.
3. Válassza ki a helyes állítást!
| a) A funkcióstruktúra egy anarchikusan felépülő rendszer.
| b) A funkciók szabvány jellegű előírások.
| c) A funkcióstruktúra jó alap a funkcióhordozók struktúrájának elkészítéséhez.
| d) A funkció-, funkcióhordozó struktúra a tenderkiírás tartozéka.
4. Válassza ki a helyes állítást!
| a) Az igények feltárása után megfogalmazhatók a projekt funkciói.
| b) A szervezési projekteknél célszerű tér-funkció programot készíteni, kiegészítve a használati mátrixszal.
| c) A cél és funkcióstruktúra csak külön-külön ábrázolható.
| d) Minden típusú projekthez célszerű funkcióstruktúrát készíteni.
5. Válassza ki, melyik állítás a helyes az alábbiak közül?
| a) Bizonyos projekteknél a projekteredmény nem jelenik meg tárgyi formában.
| b) Bizonyos projekteknél nem tervezzük meg az eredményeket.
| c) Bizonyos projekteknél a WBS struktúra módszerét alkalmazzák a projekteredmény meghatározásához.