KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: VI. Modul: Kis projektek menedzselése

16. lecke: A kis projektek irányítása, változás-, és válságkezelés

| Tanulási útmutató
A lecke célja bemutatni a kis projektek irányításának módját, a változások és a válságok kezelését. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
ellenőrző lista, projektváltozás, projektválság-kezelés, ideiglenes, alkalmazkodó, javító intézkedések.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Lássa át a kérdéseket, melyeket a projekt problémás helyzetében célszerű feltenni! Ismerje fel az ellenőrző listák alkalmazásának jelentőségét! Ismerje meg a változások lehetséges hatásait és a változások kezelésének folyamatát! Elemezze a válsághelyzetet a felteendő kérdések tükrében, ismerje meg a lehetséges intézkedéseket! Gyűjtsön példákat a projektgyakorlatból, hogy milyen jellegű válsághelyzeteket ismert meg!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
kiválasztani a megválaszolandó kérdéseket a projekt problémás helyzetében, megválaszolni az ellenőrző listák alkalmazásának szerepét, hasznát, meghatározni a változások kezelésének lépéseit, felsorolni a lehetséges válságkezelési intézkedéseket.
A lecke tananyaga
A projekt irányításának egyik legfontosabb célja, hogy megtörténjen a korai figyelmeztetés a potenciális problémákról. Nagyon jó, ha a projekt irányítói próbálják megérteni, hol tart jelenleg a projekt. A projektmenedzsernek meg kell tanulnia értelmezni a tényeket és meghatározni azok következményeit, így például:
egy hét késésben van a projekt; tény, hogy lemaradtunk, de a késés nem nagy, valószínűleg emberi erőforráshiányunk van, valaki nem ért a dolgához annyira, mint vártuk; tény, hogy a speciális feladat több idejét veszi el, mint terveztük, lényeges, hogy a feladatok kiosztásakor ezt vegyük figyelembe.
Koncentráljunk határozottan előtérben álló feladatok végrehajtására. A kézzelfogható tények figyelembevétele nélkülözhetetlen. A projektkontroll időbe telik, azonban szükség van az elemzés eredményeire. Az értekezleteknek az eseményekhez kellene kapcsolódnia, s nem a főnök vagy a szponzor kívánságaihoz.
A projekt végrehajtása során keletkezhetnek jelentős problémák, amikor a projekttulajdonos és a projektmenedzser kénytelen feltenni és megválaszolni a következő kérdéseket:
Szűkítsük a projektet? Toljuk el a befejezés dátumát? Több erőforrást tervezzünk? Költsünk több pénzt? Csökkentsük a projekt méretét? Csökkentsük a minőséget?
A döntés alapján a projektmenedzsernek közzé kell tennie a módosított tervet, mihelyt lehetséges! Ha nagy a késés, akkor erőforrásszintet kell váltani, és felgyorsítani a munkát.
Összefoglalva, a projektkontroll segít szembenézni a valósággal. Lehet, hogy fájdalmas, de a többi alternatíva még rosszabb.
Kisebb projekteknél is célszerű lehet menetközben vagy utólag ellenőrzőlistákat (check lista) használni. Ezekkel tett áttekintés eredménye lehet egy hivatalos beszámoló a projekt szponzorának, a megrendelőnek vagy a tulajdonosnak, vagy lehet egy informális beszámoló belső használatra a projektmenedzserek és a csapat számára. A megállapításokat minden esetben dokumentálni kell úgy, hogy ne vesszenek el a projekt papírmunkájának zűrzavarában.
Példa az ellenőrzőlistára:
Kiindulás: pl.: Tisztán definiáltuk-e a projekt célját? Mindenki egyetértett? Tervek: pl.: Voltak-e tervek? Volt projektdefiníció? Személyzet: pl.: A megfelelő emberek érhetőek el a projekthez? Munkamódszerek: pl.: Alkalmas és hasznos technikákat használtunk-e? Projektmenedzsment: pl.: Vannak-e projektmenedzsment tapasztalatok? Kontrollstruktúra: pl.: Megfelelő ellenőrzési szinteket dolgoztak-e ki? Végtermék: pl.: Használják-e a vásárlók? Elérte-e az üzleti célokat?
Minden kérdéshez járul még egy kérdés: Valóban számított ez a projektben?
Ha a válasz nem, akkor javaslattétel nem szükséges. Ha a válasz igen, akkor ki kell gondolni néhány javaslatot a cég projektmenedzsment gyakorlatának fejlesztésére.
Szükséges ellenőrizni a minőségi célkitűzések megvalósulását is!
A célkitűzéseket és a minőségi kritériumokat a projekt kezdetekor kell elfogadni, így elkerülhető a keretfeltételektől való elrugaszkodás. Természetesen a keretfeltételeken lehet változtatni. A célkitűzések akkor válnak fontossá, amikor egy projekt némely, előre meghatározott szempontjait összevetik a minőségre vonatkozó feltételekkel, mint például a termék minőségi elvárásaival. Minőségi kategóriák (FHMTSZ) lehetnek a funkcionalitás, használhatóság, megbízhatóság, teljesítmény és a szervizlehetőség.
A változások kezelése
A projektek sikertelenségének egyik legáltalánosabb oka a kialakítási szakaszban rosszul definiált és nehezen érthető meghatározásokban (lehetőség, cél, korlát), másik oka a projekt elindulása utáni rosszul kezelt változásokban rejlik.
A projektmenedzsernek állandó feszültséget és bosszúságot okozhat, ha változtatni kell a projektet. A változások többnyire elkerülhetetlenek, ezért szükséges a változások és azok hatásainak kezelése. Több modern változásmenedzsment-eljárás ismert, de ezek inkább nagyobb projektekre vonatkoznak, szemben az itt vázoltakkal.
A változás érintheti a lehetőségeket, célokat, korlátokat (idő és költségvetés), kockázatokat (a változások rendszerint a kockázat növekedésével járnak).
Egy projektváltozás kezelése háromszintű folyamat:
a) A változás felismerése változásként.
Meg kell állapítani, hogy vajon tényleg kell-e változás, vagy nem. Egyszerűen előfordulhat, hogy aki a változást kérte, félreértette vagy sohasem látta az eredeti projekt leírását. A változások többsége rejtve jelentkezik, (felbukkanó változások) ezért ébernek kell lennünk, hogy tudjuk felfedezni a projekt lehetséges változásait, módosulásait. Különösen a projekt leírását kell szem előtt tartani és körültekintően megvizsgálni a lehetséges változásokat az eredeti projekthez képest. A projekt definiálása a projekt alapja, amit minden érintett elfogad, és egy fix pont, melyhez minden folyamatot mérnek. Ha indokolt változás lép be, amely érinti az alapokat, dönteni kell a definiálás esetleges módosításáról.
b) Kategorizálás:
Prioritás szerint:
alapvető tűrhető triviális
Méret vagy hatás szerint:
lényeges és szükséges hasznos kozmetikai
c) A változásmenedzsment végső lépésének három lehetséges kimenetele van:
Cselekvés: elfogadták a változásokat, megvitatták és végrehajtották Visszautasítás: elutasították a változásokat Elhalasztás: a változást elfogadták, de jelenleg nem hajtható végre. Lehet, hogy egy későbbi projekt során vagy ennek a projektnek egy későbbi szakaszában kerül sor a változtatásra.
Célszerű megfontolni, hogy a visszautasított vagy elhalasztott változásokat bármely formában kell-e dokumentálni, de az elfogadott cselekvéseket ajánlatos dokumentálni.
Válságkezelés
Nincs olyan projektmenedzsment módszer, ami az összes ismeretlen ténnyel megbirkózik, nincs olyan szakértő, aki képes lenne az útmutatások sorozatát úgy megírni, hogy a felhasználó számára mindig tökéletes sikert garantáljon. Ez nemcsak a korlátos tudásunk miatt van így, hanem a projektet érintő sokféle hatás és a projektben rejlő bizonytalanságok miatt is.
Válsághelyzetben tehetünk olyan dolgokat, amelyek rontják a helyzetet. Vannak viszont olyanok is, melyekkel javíthatunk rajta, olyan dolgok, melyek segítenek a válságot kezelhetővé tenni. Válsághelyzetben van néhány alapvető, de létfontosságú tényező, melyeket kezelni kell. Mint már említettük, a kisebb projektek menedzselésének alapelve a pár létfontosságú dolog kiválogatása a sok lehetőségből. Ez vonatkozik a válsághelyzetre is.
A válság jellemzői:
valami váratlan vagy előre nem látható nagyon szoros időbeosztás, általában ránk erőltetve erőforrás-változások célok és hatókörök változása
A válság elemei, melyeket feltétlenül kezelni kell:
célok és korlátozások tervek szerepek és felelősségek kommunikáció viselkedés
A viselkedésmód döntő befolyással lehet a válságra, mivel nagyon kevés idő van a hibák helyrehozására. Kerülendő dolog a pánikba esés. A pánik ragályos. Ha a közreműködők észreveszik a fejetlenséget, ők is pánikba esnek. Ne kezdjünk olyan cselekvéssorozatba, amit később megbánunk. Ne féljünk a segítségkéréstől, jóllehet, néhányan mulatnak a problémán, az emberek többsége készségesen segít.
Használjunk válság ellenőrzési listát, így például:
Elemezzük a helyzetet nyugodtan, amennyire csak lehet. Derítsük ki, hogy valójában mi történik, szembeállítva azzal, amiről hangoskodnak, és miért történik ez? Milyen gyorsan kell cselekednünk, mielőtt a dolgok jelentősen rosszabbra fordulnak? Mi történhet, ha nem teszünk semmit? Kik a közvetlenül, illetve közvetetten érintettek? Milyen erőforrások állnak rendelkezésünkre?
Ez a lista esetleg túl hosszúnak tűnhet, túl soknak, hogy időt vesztegessünk vele. De az ellenőrzési lista átfutása nélkül sötétben fogunk tapogatózni. A kérdések megválaszolása után rendezzük az információkat a következőképpen:
Ideiglenes intézkedések: mit kell tenni a helyzet rosszabbra fordulásának megállítására? Alkalmazkodó intézkedések: mit tehetünk, ami segíthet, hogy folytassuk a szokásos munkát az új körülmények közt. Javító intézkedések: mit kell tennünk, hogy megoldjuk a (rejtett) problémát, ami a válsághoz vezetett?

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
| a) A projekt irányításának egyik legfontosabb célja, hogy megtörténjen a korai figyelmeztetés a projektkontroll során.
| b) A problémák esetén feltehető kérdés: vonuljunk ki a projektből?
| c) A problémák esetén feltehető kérdés: toljuk el a befejezés dátumát?
| d) A problémák esetén feltehető kérdés: kevesebb erőforrással dolgozzunk?
2. Mely állítások helyesek a kis projekteket illetően?
| a) Több pénz költése, a projekt méretének és minőségének csökkentése jó megoldás lehet komolyabb problémák esetében.
| b) Kisebb projekteknél nem célszerű utólag ellenőrzőlistákat (check lista) használni.
| c) Az ellenőrzőlista vonatkozhat a projekt definiálására, tervezésére, személyi kérdésekre.
| d) Az ellenőrzőlista vonatkozhat a projekttulajdonosra, a projektmarketing alkalmazására.
| e) Az ellenőrzőlista vonatkozhat a projekt menedzselésére, kontrolljára, eredményeire.
3. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
| a) A projektek sikertelenségének egyik jellemző oka a projekt indítása után rosszul kezelt változások.
| b) A változások rendszerint csökkentik a kockázatokat.
| c) A változtatásokat rendszerint az alvállalkozók kezdeményezik.
4. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
| a) Minden változtatást végre kell hajtani.
| b) Csak a gondosan megindokolt változtatásokat kell engedélyezni.
| c) A definiálási tanulmányban kitérnek a változtatásokra.
5. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
| a) A változás prioritása alapján lehet elsődleges, középszerű, csökkent értékű.
| b) A változás prioritása alapján lehet alapvető, tűrhető és triviális.
| c) A változást értékelhetjük komplexitása és differenciáltsága alapján.
6. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
A változást értékelhetjük mérete vagy hatása szerint, például hasznos változás. |
A változás menedzselése történhet a benchmarking módszerével. |
A változtatást minden esetben jegyzőkönyvben kell rögzíteni. |
7. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
Válsághelyzetben tehetünk olyan dolgokat, amelyek rontják a helyzetet. |
A válságot jellemezheti a váratlan bekövetkezés, az erőforrás helyzet változása. |
Válság esetén feltétlen kezelni kell a projektteam kívánságait. |
Válság esetén feltétlen kezelni kell az emberi viselkedés módját. |
8. Melyik állítás igaz és melyik hamis, kisebb projektek esetében?
Elemezni szükséges a helyzetet nyugodtan, amennyire csak lehet. |
Válság esetén a felelősök megkeresése a legfontosabb. |
Tisztázni kell a rendelkezésre álló erőforrások mennyiségét, minőségét. |
9. Melyik állítás helyes a kisebb projektek esetében?
| a) Ideiglenes intézkedések: a helyzet rosszabbra fordulásának megállítása.
| b) Alkalmazkodó intézkedések: például hírzárlat elrendelése.
| c) Javító intézkedések: például a projektkoordináció kiteljesítése.