KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: VII. Modul: Számítógéppel segített projekttervezés-, irányítás

17. lecke: A projektirányítást segítő számítógépes programok sajátosságai

| Tanulási útmutató
A lecke célja a címben jelzett programok sajátosságainak bemutatása. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
speciális programcsomag, virtuális projektiroda, általános projektirányítási programcsomag.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Ismerje meg az újabb és speciális felhasználását a programcsomagoknak! Tudja megkülönböztetni a programcsomagok két nagy csoportját és azok tartalmát! Ismerje fel a jelentőségét a programcsomagok nyújtotta előnyöknek! Legyen tisztában a programcsomagok felhasználásának hátrányaival!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
felsorolni a programcsomagok felhasználási lehetőségeit általában és speciálisan, megkülönböztetni és összehasonlítani a programcsomagok két nagy csoportját, megállapítani adott esetben a programcsomagok nyújtotta előnyöket, az adott alkalmazás tükrében megállapítani a program hátrányos tulajdonságait.
A lecke tananyaga
A szervezetek a működési folyamataikat integrált ügyviteli rendszerek, vezetői információs rendszerek, táblázatkezelők, adatbázis-kezelő rendszerek, intranet és extranet stb. alkalmazásával próbálják hatékonyabbá tenni. A modern információtechnológia alkalmazására irányuló törekvések a projektvezetésben is megtalálhatók. Újabb és speciális felhasználását láthatjuk a programoknak például olyan projektek esetében, amikor egy projekt teljesítése több helyszínen folyik, és a megvalósítás egyes helyszínein dolgozó munkatársakat időzónák és óceánok választják el egymástól. A számítógépes rendszerek segítségével lehetővé válik az információk, a vélemények és a javaslatok gyors cseréje, a videokonferenciák technikai keretet biztosítanak a projektértekezletek számára. Ilyen projektadottságok esetében egyre gyakrabban hoznak létre úgynevezett virtuális projektirodákat. (Görög M. 2003)
A számítógépes programok alapvetően két nagyobb csoportba sorolhatóak az alkalmazási területük terjedelmét figyelembe véve:
speciális programcsomagok, általános projektirányítási programcsomagok.
A projektirányítást közvetlenül támogató programok közül speciálisnak tekinthetők azok, amelyek a kvantitatív projektvezetési eszköztár egy meghatározott eszközének alkalmazására nyújtanak lehetőséget. Ebben a csoportban mára szinte dominánsan a kockázati tényezők hatásának elemzését lehetővé tevő programokat találhatunk, közülük is kiemelhetők azok, amelyek a projekt pénzügyi megtérülési mutatóit érintő kockázatok elemzésére is képesek. Az ilyen programcsomagoknak ez a jellemző funkcionális képességük, noha ahhoz, hogy ez a funkcionális képesség működjön, a programoknak további funkcionális képességekkel is rendelkezniük kell, mint az alábbiak:
a projektteljesítés áttekintő idő-, erőforrás- és költségtervének elkészítése, a projektteljesítés és a megvalósult projekt működése során bekövetkező pénzáramlás tervezése, megtérülési számítások elvégzése. (Görög M. 2003)
A projektirányítást közvetlenül támogató általános projektirányítási programcsomagok többsége ugyanakkor nem rendelkezik kockázatelemző modullal. Közülük az a néhány, amelyik magában foglalja ezt a funkcionális modult is, inkább a projektteljesítés időtartamát és a teljesítés költségeit érintő kockázati tényezők hatásának elemzésére alkalmas. Az általános használatra készült projektirányítási programok többsége így az időterv, az erőforrásterv és a költségterv kialakításában nyújt segítséget, valamint a teljesítés során a folyamatkontrollban és a kapcsolódó korrekciós intézkedések következtében szükségessé váló tervmódosításokban. Minden esetre, a projektirányítást közvetlenül támogató programok számos előnnyel járnak, így:
megfelelő kapacitásjellemzők esetén lehetővé válik a magas komplexitású, több száz tevékenységből álló projektek tervezésének és folyamatkontrolljának gyors, naprakész információt biztosító elvégzése, a nagy kapacitással bíró programcsomag lehetővé teszi egyidejűleg több száz projekt együttes kezelését és áttekintését, a szimuláció lehetősége révén a projektfeladat teljesítésére különböző alternatívák alakíthatók ki, ezek közül kiválasztható a leginkább megfelelő alternatíva, mind az eredmény-, mind a folyamatkontroll jelentése alapján létrejövő változtatások és módosítások, a korrekciós intézkedések hatásai könnyen és gyorsan érvényesíthetők a tervekben, nagy mennyiségű információ tárolható a projektekre vonatkozóan, ami részletes és alapos utóelemzést tesz lehetővé, különösen a projektvezetési folyamatra vonatkozóan.
Az előnyök mellett fel kell hívni a figyelmet a hátrányokra, a programok felhasználásának egyes problémáira. Meg kell jegyezni, hogy ezeket a programokat is - mint bármely más eszközt - lehet rosszul, vagy éppen a célnak nem megfelelően használni. A leggyakoribb hiba, ha a programokat fetisizálják, ahelyett, hogy magával a projekttel foglalkoznának. Ilyen jellegű hibák a következők:
A számítógép megbénítja a projektet. Ha a túl erőteljes számítógép használat felváltja a projektirányítást, elszakítja a projektet a realitásoktól. A program igazolja önmagát. Használata elfedheti az igazi projekt gondokat azzal, hogy jelentéktelenné vagy éppen pozitív kimenetelűvé torzítja őket, vagy egyszerűen csak jelzi a probléma meglétét, de nem kezeli azt. Az információk túlhalmozása. A túl sok jelentés, a túl részletes, aprólékos táblázathalmaz, adathalmaz, és általános információk, amelyek a program használata során keletkezhetnek, és többeket elárasztanak információkkal, tulajdonképpen elfedhetik a megoldandó kérdést. A projekt elszigetelődése. Számítógép - függőség. A program jelentések felváltják a hasznos és gyakori verbális kommunikációt. A vezetők inkább a számítógépes jelentésekre várnak egy problémával kapcsolatban, ahelyett, hogy kezelnék azt még a felbukkanásakor.

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. A projektirányítás támogatása számítógépes programokkal. Mely állítások helyesek?
| a) Speciális felhasználás a virtuális projektirodák létrehozása.
| b) Lehetővé válik az információk, a vélemények és a javaslatok gyors cseréje.
| c) A speciális programok lehetővé teszik az interdependenciák kezelését is.
| d) Vannak a kockázati tényezők hatásának elemzését is lehetővé tevő programok.
| e) A projekt pénzügyi megtérülési mutatóit érintő kockázatok elemzésére még nem képesek a programok.
2. A projektirányítás támogatása számítógépes programokkal. Mely állítások helyesek?
| a) A speciális program képes lehet a projektteljesítés és a megvalósult projekt működése során bekövetkező pénzáramlás tervezésére.
| b) Az általános használatra készült programok a funkció-cél struktúra elkészítésében nyújtanak segítséget.
| c) Az általános használatra készült programok a folyamatkontroll elvégzésében nyújtanak segítséget.
| d) A szimuláció lehetősége révén megvalósulhat a projekt funkcionális elemzése.
3. A projektirányítás támogatása számítógépes programokkal. Melyik állítás helyes?
| a) A programmal a projektfeladat teljesítésére különböző alternatívák alakíthatók ki, ezek közül kiválasztható a megfelelő alternatíva.
| b) A változtatások és módosítások csak körülményesen kezelhetők a programban.
| c) A projekt utóelemzését nem támogatja a program.
4. A projektirányítás támogatása számítógépes programokkal. Melyik állítás helyes?
| a) A túl erőteljes számítógép használat felválthatja a projektirányítást és elszakíthatja a projektet a realitásoktól.
| b) Az információk halmozása a programok egyik nagy előnye.
| c) A program állandó használata segít abban, hogy ne szigetelődjünk el a projekttől.