KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: I. modul: A projektmenedzsment

2. lecke: A projekt folyamata

| Tanulási útmutató
A lecke célja, hogy egyfajta felfogás szerint ismertesse a projekt folyamatát, amely elkülönülő, ugyanakkor összefüggő időbeli fázisokból áll. Ezeknek a fázisoknak, az abban megjelenő feladatoknak keretet ad a stratégia orientált projektciklus. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot. Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
a projektciklus modellje, projektfázisok: projektkialakítás, odaítélés, teljesítés, utóelemzés, megvalósíthatósági tanulmány.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Ismerje fel annak jelentőségét, hogy a projektmenedzsment, mint módszertan illeszkedik a rendszerszervezés filozófiájához, és a rendszerszemlélet lehetővé teszi a komplex valóság (projekt) strukturálását! Lássa át, hogy leginkább alkalmasnak látszik az, az ábrázolásmód, amely a projektciklust olyan valódi értelemben vett körfolyamatként értelmezi, amelynek centrumában van a szervezeti stratégia.! Legyen tisztában azzal, hogy melyek a projektciklust alkotó fázisok, mi történik, milyen feladatokat kell megoldani a különböző fázisokban, vagyis a projektfolyamatban!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
megfogalmazni, választ adni, hogy miért szükséges a projektciklus általános modelljének alkalmazása, felsorolni az egyes projektfázisokat, megkülönböztetni azok főbb feladatait, megkülönböztetni a projekteket abból a szempontból, hogy mely esetekben célszerű az odaítélési fázis eljárásait alkalmazni, összevetni az itt tárgyalt projektfolyamatot az Ön környezetében megvalósuló (megvalósult) projekt folyamatával (amennyiben lehetősége van egy valóságos projekt folyamatába betekinteni, pl. közreműködőként, érintettként, interjúval stb.).
A lecke tananyaga
A projektmenedzsment mint módszertan illeszkedik a rendszerszervezés filozófiájához. A megoldandó problémához vezérfonalként szolgál a rendszerszemlélet és az egyetemes eljárási modell. A tulajdonképpeni problémamegoldási folyamat tartalmazza a rendszer kialakítását és a projektmenedzsment komponenseit. A rendszer kialakítás jelenti az alkotó munkát, a projektmenedzsment kezeli a probléma megoldási folyamat szervezési és koordinálási kérdéseit. (Malik F. 1987)
A rendszerszemlélet lehetővé teszi a komplex valóság strukturálását. Az egységes gondolkodás mellett fontos az összefüggések kimutatása és a problémák lehatárolhatóságának felismerése. Itt figyelembe kell venni, hogy az összetevők (rendszerelemek, mint kapcsolatok) és a lehatárolási problémák dinamikusan alakulnak, és ezért folyamatosan újként kell azokat megragadni, míg a kívánt rendszerállapot elérhető lesz. A kívánt rendszerállapot elérésére szolgálhat egy eljárási modell, mely a következő három komponensen alapul:
nagytól a részletekig, strukturálás fázisokba (a projekt fázisai), problémamegoldási ciklus.
A nagytól a részletekig eljárási elv kifejezi azt a törekvést, hogy először a fő célokat kell megállapítani, így eljutva a megoldásokig. A projekt a különböző fázisokban egyre konkrétabbá válik és a részleteiben is láthatóvá lesz. A részletek megmutatják, hogy a céltartalmat csak pontosítani vagy módosítani is kell.
A fázisokba való strukturálás mellett a különböző teljesítményeket áttekinthető szakaszokra tagolhatják.
A problémamegoldó ciklus vezérvonal a problémák megoldásához az életciklusban, mindenek előtt a kialakítási fázisban. Tipikus lépései a célkeresés (szituációelemzés, célmegfogalmazás), megoldás keresés (szintézis, elemzés), kiválasztás (értékelés, döntés).
Elsősorban módszertani vonatkozásban szükséges egy olyan szemléletmód kialakítása, hogy a legkülönfélébb projektek megvalósítási folyamatát azonos alapelvekkel, egységesen tudja kezelni. Ez a szemléletmód a projektciklus, amely a projektek megvalósulási folyamatát stratégiaorientáltan szemlélteti. (Görög M. 1996)
A projektciklus általános modellje (Görög M. 1996)
2-1. ábra
A szakirodalom általában a beruházási projektekre koncentrál, amikor a projektciklus egyes fázisainak tevékenységtartalmát ismerteti, nyilván ez összefügg a korábban erősen domináns beruházási projektekből való kiindulással. A projektciklus tevékenységfolyamatának szokásos ábrázolása nem elégséges ahhoz, hogy a minden vonatkozásában sikeres projektmegvalósítás szempontjából igen lényeges stratégiai meghatározottságot, a projektmegvalósítási folyamat egészének és a szervezeti stratégiai célok teljesülésének kölcsönös összefüggéseit kiemeljék.
Éppen ezért az előbb elmondottak szempontjából leginkább alkalmasnak látszik az az ábrázolásmód, amely a projektciklust olyan valódi értelemben vett körfolyamatként értelmezi, amelynek centrumában van a szervezeti stratégia.
A teljes projektfolyamatot a ciklus az alábbi főbb tevékenységfázisokra bontja:
projektkialakítás odaítélés teljesítés (megvalósítás) utóelemzés
A projektkialakítás fázisának leginkább kiemelést érdemlő tevékenysége az olyan megvalósíthatósági tanulmányok készítése, melyek részletesek és feltárják a projekt kezdeti működésére (üzemelésére) vonatkozó várható hatásokat is. Ezzel jelentősen növelhetik a projekt mennyiségi mérhetőségét, a megvalósítandó változat egzaktabb definiálhatóságát. Pozitív következményként csökken annak lehetősége, hogy a teljesítés során a projekt eltér a kitűzött céloktól. Kevésbé kvantifikálható (mennyiségileg mérhető) projektek esetén fokozottan szükséges a részletes megvalósíthatósági tanulmányok elkészítése.
Az odaítélés fázisában leginkább a teljesítés stratégiája - a projektstratégia - határozódik meg, amelyet gyakran szerződésstratégiának is neveznek. Ez a stratégia jelentősen meghatározza a fázis további történéseit. Az odaítélési fázisban - a kritikus döntési pontot elérve - megtörténik a teljesítéshez szükséges erőforrások lekötése, az ún. külső projektek esetében jogi úton érvényesíthető következményekkel járó szerződések formájában is.
A projektstratégia a maga teljességében, elsősorban az ún. külső projektekre (a projekt fizikai megvalósításában a projekttulajdonos szervezeten kívül még számos külső közreműködő is részt vesz) vonatkoztatva értelmezhető. A belső projekt esetében a projekttulajdonos szervezet nagyrészt a saját, belső erőforrásaira támaszkodik. A belső projekteknél korlátozottabb módon értelmezhető a projektstratégia egésze, egyes részeinek alkalmazása változhat a projektek jellegétől függően.
A projekt teljesítési fázisát jelentősen befolyásolja a teljesítendő tevékenységek jellege. Amikor kevésbé kvantifikálható a projekt, növekszik a jelentősége a teljesítés fázisában történő, stratégiával való egybevetésnek. Már említettük, hogy pl. egy új termék vagy technológia - a projektkialakítás során még nem látható - elágazási (más megoldási) lehetőséget kínál a teljesítés során. Minden ilyen elágazási lehetőség egyben döntési kényszert is jelent, méghozzá akkor, amikor felmerül, vagyis a teljesítés folyamán. Ügyelni kell, hogy ezek a döntések összhangban legyenek a stratégiai célokkal, tehát ne térjenek el azoktól. A fázist lezáró döntési pont a projekteredmény elfogadására vonatkozik, ez az utolsó lehetőség arra, hogy a hibás közreműködői teljesítés vagy a megfogalmazott projektcéloktól eltérő közreműködői teljesítés ne kerüljön elfogadásra.
Az utóelemzési fázis a projektciklus utolsó szakasza, amelyben egyrészt a megvalósítás egésze képezi az elemzés tárgyát, mintegy a tanulságok levonását, másrészt elemzik, hogy a létrejött projekteredmény mennyiben váltja valóra az alapokat, a stratégiai célokat.
A projektfolyamatok stratégiai megközelítési módja mellett - többek között - létezik még a világszerte közismert PMBOK GUIDE megközelítése, amely szerint a projektmenedzsment olyan folyamatokból áll, amelyek a projektmenedzsment-ismeretek, -képességek, -eszközök és -technikák használatával a kapott bemenetekből kimeneteket állítanak elő. (Projektmenedzsment útmutató; PMI 2006) Ezek a projektmenedzsment folyamatok bevált gyakorlatnak tekinthetők a projektek többségénél és egyaránt érvényesek globálisan és a különböző iparági csoportokra. A gyakorlatban a folyamatok átfedésben és kölcsönhatásban vannak egymással.
A folyamatokat öt csoportba kategorizálták, amelyeket projektmenedzsment-folyamatcsoportnak neveznek:
Kezdeményezési folyamatcsoport Tervezési folyamatcsoport Végrehajtási folyamatcsoport Követési és felügyeleti folyamatcsoport Zárási folyamatcsoport

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. Válassza ki a helyes állításokat!
| a) A projektmenedzsment illeszkedik a rendszerszervezés filozófiájához.
| b) A rendszerszemlélet lehetővé teszi a komplex valóság strukturálását.
| c) A kívánt rendszer (projekt) állapot elérését szolgálhatja az értékelemzés modellje.
| d) A projekt esetén a helyes kiindulás a részletektől az egész felé.
2. Mit szemléltet a projektciklus általános modellje? Válassza ki a helyes állításokat!
| a) A projektciklus egy körfolyamat, melynek a centrumában a szervezeti stratégia áll.
| b) A beruházási projekt eredményének teljesülése kvalitatív módon mérhető csak.
| c) A szellemi szolgáltatási projektek eredménye mindig kvantifikálható.
| d) A projektciklus különböző projektfázisok rendszer nélküli halmaza.
| e) A projektfázisokhoz döntési pontok illeszkednek.
3. Mi történik az egyes projektfázisokban? Válassza ki a helyes állítást!
| a) Csak a stratégiai tervből erednek a projektötletek.
| b) Projektkialakítás fázisa: a projektötletekből projektváltozatokat fejlesztenek ki.
| c) Projektkialakítás fázisa: elkészítik a projekt részletes forgatókönyvét.
| d) A projekt definiálása: a vállalkozók javadalmazásának rögzítése.
4. Mi történik az egyes projektfázisokban? Válassza ki a helyes állítást!
| a) Projektkialakítás fázisa: megvalósíthatósági tanulmány készítése.
| b) Projekt-utóelemzés fázisa: funkció-, funkcióhordozó struktúra kialakítása.
| c) Odaítélési fázis: megrendelőnek odaítélik az irányítás jogát.
| d) Teljesítési fázis: szerződésstratégia kialakítása, tenderezési eljárás lefolytatása.
5. Válassza ki, melyik állítás igaz és melyik hamis?
A projektfolyamatok egyfajta kategorizálását jelentik a projektmenedzsment folyamatcsoportok. |
Létezik az úgynevezett kezdeményezési folyamatcsoport. |
Értékelemzési folyamatcsoport: itt történik a kalkulációk elkészítése. |
Koncepcionális folyamatcsoport: egyik folyamata a projektterv elkészítése. |
6. Válassza ki, mely állítások helyesek?
| a) Jó megoldást jelent a projekt strukturálása fázisokba (a projekt fázisai).
| b) A probléma-megoldási ciklus gyakorlata idegen a projektmenedzsmenttől.
| c) A projektfázisok tartalma átfogja a teljes projektet.
| d) Teljesítési fázis: elemzik a projekttanulságokat, tudásbázis készítése.