KURZUS: Projektmenedzsment

MODUL: V. Modul: A projektmegvalósítás irányítása

12. lecke: A megvalósítás irányítása, a projektkontroll folyamata

| Tanulási útmutató
A lecke célja rámutatni a projektmegvalósítás irányításának tevékenységeire, részletesen foglalkozni közülük a projektkontroll folyamatával. A lecke eredményes feldolgozásához, a megadott követelmények teljesítéséhez javasoljuk, hogy figyelmesen olvassa át a leckéhez tartozó elektronikus tananyagot! Ismerje meg a leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések jelentését, és tudja értelmezni, megfogalmazni azokat!
A leckéhez tartozó fogalmak, összefüggések
projektkontroll, a projektkontroll részterületei, folyamata, monitoring.
Tevékenységek
A lecke tanulása során kövesse az alábbi tanulási utasításokat, javaslatokat, amelyek segítségével képes lesz a követelmények teljesítésére:
Olvassa el és értelmezze a projektmegvalósítás irányításának tevékenységeit! Legyen tisztában a projektkontroll céljával és jelentőségével! Jegyezze meg a projektkontroll főbb lépéseit és értékelje, hogy az, milyen módon tudja betölteni feladatát! Ismerje meg a projektkontroll részterületeit!
Követelmények
A leckét akkor sikerült megfelelően elsajátítania, ha Ön képes:
összevetni a projektmegvalósítás irányításának tevékenységeit, meghatározni a projektkontroll jelentőségét, felsorolni a projektkontroll főbb lépéseit, kiemelni a kontroll teljesülésének feltételeit, megkülönböztetni a projektkontroll részterületeit.
A lecke tananyaga
A projektmegvalósítás irányítása és menedzselése számos tevékenység elvégzését igényli, hogy a korábban kitűzött célok teljesülhessenek. Íme a legfontosabbak:
a megvalósuláshoz szükséges tevékenységek végrehajtása, erőfeszítések és anyagi ráfordítások, projektcsapat (szervezet) kialakítása, képzése és irányítása, megfelelő árajánlatok, pályázatok, ajánlatok bekérése, erőforrások (beleértve a szállítókat is) biztosítása, menedzselése, tervezett módszerek és előírások alkalmazása, kockázatok menedzselése, kockázatkezelési intézkedések, jóváhagyott változtatási kérelmek bevezetése a projektbe, a tervekbe, a projekt belső és külső kommunikációs csatornáinak kiépítése és menedzselése, a projektkontroll végrehajtása, jelentések készítése.
A projektkontroll fogalma, folyamata
A projekt teljesítése során különböző okokból változtatásokat, módosításokat eszközölnek, de bekövetkezhetnek eltérések szándékunkon kívül is. A változtatásokat, módosításokat megkülönböztetjük az eltérésektől, mert előbbiek tudatos szándékból (pl. projekttulajdonos módosít) vagy kényszer hatására tett változtatásból származnak. (pl. hiányos előkészítés) Az eltérések akaratunktól független különbözőségeket jelentenek a tervezett és tényleges állapotok között. (Szűkebb értelemben különbözőség jelentkezhet a tervezetthez képest az időbeli teljesítésben, az erőforrás-felhasználásban, a költségek alakulásában.) Természetesen nem valamilyen végzetnek tekintjük ezeket, hanem igyekszünk elkerülni, hatásukat minimalizálni. Annál eredményesebben tudjuk ezt tenni, minél előbb feltárjuk az eltérések okát, és várható hatásaikat értékeljük, illetve a szükséges korrekciós intézkedéseket meghozzuk.
A projektkontroll, mint az irányítást segítő rendszer lehetőséget ad az eltérések fentebb módon megfogalmazott megoldására. Előbbiekből az is következik, hogy a projektkontroll magában foglalja egy projekt megvalósításának rendszeres nyomon követését az információk begyűjtése alapján, továbbá az információk és a tervezett elsődleges projektcélok egybevetése alapján bizonyos elemzések elvégzését, és az elemzési eredmények alapján a szükséges korrekciós intézkedések meghozatalát is. Rendelkezésre kell állnia a fentebb már említett bázistervnek, mert ennek alapján végezhető el egyáltalán az információgyűjtés és az elemzés.
Mindezek alapján és összefoglalásképpen a projektkontroll: A projektteljesítésére vonatkozó döntéstámogató információs rendszer, amely magában foglalja a projekt célrendszer megvalósulására vonatkozó elemzéseket és javaslatokat, valamint a javaslatokból fakadó szükséges korrekciós intézkedéseket. Alapvető feladata a projekttervben meghatározott feladatok megvalósulásának ellenőrzése a jóváhagyott projekttartalom, és határidők alapján.(Husty 1999.)
A projektkontroll folyamatát körfolyamatnak is nevezhetjük, mivel az, rendszeresen ismétlődő lépésekből áll, amelyek a következők:
a normák rögzítése a bázisterv alapján, információk gyűjtése, elemzés, korrekciós intézkedések.
A projektkontrollt mint folyamatot a szakirodalom úgy is tárgyalja, hogy az áll a monitoring szakaszból (normák rögzítése → információk gyűjtése → terv-, tényadatok összehasonlítása) és a korrekciós intézkedések szakaszából. A projektkontroll akkor tudja betölteni feladatát ha megfelel a következő elvárásoknak:
Gyors és pontos információkon alapuljon, hogy reálisan tudja jelezni a normáktól való eltéréseket. Pontatlan információk veszélyeztetik a kontroll hatékonyságát. A projektkontroll folyamata legyen összehangolt az azt működtető és felhasználó szervezettel. (pl. kiket illet a döntés joga változtatások, korrekciós intézkedések meghozatalára) Az elemzési eredmények (a normák és az aktuális tényadatok összehasonlítása, valamint a legvalószínűbb trendek) megjelenítése legyen könnyen értelmezhető és áttekinthető, ezért javasolt a táblázatok, grafikonok alkalmazása. Jellegénél fogva a projektkontroll felszínre hozza a felelősség kérdését. Ügyelni kell viszont arra, hogy ne legyen elsődleges célja a felelősségre vonás, mert az, az információk eltussolásához, kozmetikázásához vezethet.
A projektkontroll bármelyik szakaszát tekintjük, azok eredményesen segítik a projekt teljesítése tárgyában rendszeresen megtartott operatív értekezletek és az ún. áttekintő-értékelő értekezletek is. Ezek az értekezletek segítik, kiegészítik az elemzéseket és pótlólagos információkat nyújthatnak és alapul szolgálnak a döntések meghozatalához. A projektkontroll sikeres megvalósításához (is) kulcsfontosságú a projekt irányítójának személye, aki meggyőzően hangsúlyozza projektjének fontosságát és sürgősségét. Ezt hangsúlyozhatja azzal, hogy mindig tudomása van a projekt előrehaladásáról, megfelelő gyakorisággal tart megbeszéléseket, határidőket ad a részmegoldásokra, az időtervet és a csúszásokat feltűnően demonstráltatja színes ábrákkal vagy információs táblával.
A projektkontroll rendszerének létrehozásakor tisztázni kell az alábbiakat:
milyen részletességű és gyakoriságú (pl. havonként) legyen az információk gyűjtése és vele együtt az elemzés, milyen módszerek alapján történjen az egyes információk gyűjtése és elemzése, ki végezze az információk gyűjtését és az elemzéseket.
A projektkontrollnak kialakultak bizonyos részterületei, amelyek a következőket vizsgálják:
a projekteredmény (tevékenységek) teljesítésének alakulását, a teljesítéshez szükséges erőforrások alakulását, a teljesítés költségeinek alakulását.
A felsoroltak közötti kölcsönös összefüggésről már többször esett szó, éppen ezért a projektkontroll is akkor igazán hatékony, ha a részterületeit együttesen kezeljük. Ekkor tudjuk megnyugtatóan feltárni azt, hogy az adott időpontig elért teljesítés erőforrás-felhasználása és költségeinek alakulása arányban áll-e az elért teljesítéssel, vagy fordítva. Ennek ellenére a gyakorlatban előfordul, hogy csak egy-egy részterületet akarnak vizsgálat tárgyává tenni, ez indokolt lehet pl. olyan projekt esetében, ahol a tevékenységek túlnyomó részénél az időbeli teljesítéssel arányosan lehet az erőforrás és költségfelhasználás mértékére következtetni. (pl. az úgynevezett vonalas létesítmények, közműépítés stb.)

| Önellenőrző kérdések, feladatok
1. A projektirányítás és menedzselés feladatai
| a) A megvalósításhoz szükséges tevékenységek végrehajtása.
| b) A projektcsapat (szervezet) kialakítása, képzése és irányítása.
| c) A kockázatok allokálásának megtervezése, annak dokumentálása.
| d) A projekt belső és külső adminisztrációs csatornáinak kiépítése és menedzselése.
| e) A projektkontroll végrehajtása, jelentések készítése.
2. Mely állítások helyesek?
| a) Az eltéréselemzés összeveti két projekt hasonló jellemzőit.
| b) A kontroll jelenti egy projekt megvalósításának rendszeres nyomon követését.
| c) A kontroll jelenti az interperszonális intézkedések meghozatalát is.
| d) A projektkontroll folyamatát körfolyamatnak (szabályozási kör) is nevezhetjük.
3. Melyik állítás helyes?
| a) A pontatlan információk veszélyeztetik a kontroll hatékonyságát.
| b) Táblázatok, grafikonok alkalmazása a kontrollban nem ajánlható.
| c) Bárki végezheti a tény információk összegyűjtését.
| d) Negyed évenként sűrűbben nem szükséges a kontroll.
4. Melyik állítás helyes?
| a) A projektkontroll akkor igazán hatékony, ha a részterületeit külön kezeljük.
| b) Menedzsment projektekben, az időbeli teljesítéssel arányosan lehet az erőforrás és költségfelhasználás mértékére következtetni.
| c) A projektkontroll eredményeit a projekttulajdonos tudja csak használni.
5. Melyik állítás helyes?
| a) A projektkontroll akkor hatékony, ha többkritériumú értékeléssel kombinálják.
| b) A projektkontroll egyik részterülete: az independenciák eltéréselemzése.
| c) A projektkontroll egyik részterülete: a költségek nyomon követése.